5 astuces sur Google Agenda

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Si vous n’avez pas encore découvert l’agenda Google, je vous invite à le faire tout de suite par ici https://calendar.google.com

Pour les connaisseurs, on vous donne 5 astuces pour optimiser l’utilisation de votre agenda Google.

 

1. Afficher un ou plusieurs jours précis :

Pour afficher l’ensemble des événements d’un jour ou de plusieurs jours précis, afin de voir clairement vos disponibilités, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de l’agenda miniature situé en haut à gauche de votre écran sur Google Calendar.

Il vous suffit de cliquer sur la date que vous souhaitez afficher en grand, ou bien de maintenir enfoncer une date et de faire glisser votre souris sur l’ensemble des dates que vous souhaitez afficher. Le calendrier se modifie instantanément pour afficher les dates sélectionnées.

 

2. Les raccourcis claviers pour vous faire gagner du temps :

Les raccourcis dans l’agenda :

  • c = créer un événement
  • t = revenir à la date du jour
  • d = vue jour
  • w = vue à la semaine
  • m = vue au mois
  • x = vue 4 jours
  • a = vue planning  
  • j = précédent (pour naviguer entre les dates)
  • k = suivant (pour naviguer entre les dates)

Les deux commandes :

  • Ctrl+z = annuler la dernière action
  • Ctrl+p = imprimer

Fonctionnent sur votre calendrier également.

 

3. Activer des alertes :

Vous pouvez activer des notifications pour chacun de vos événements ou rendez-vous afin de ne pas les oublier. Rendez vous dans les paramètres, cliquez sur l’agenda dont vous voulez activer les notifications. Puis à la ligne Notifications relatives à un événement, cliquez sur Ajouter une notification. Vous avez la possibilité de créer plusieurs notifications, par exemple 1 jours avant l’événement et une autre notification 10min avant l’événement.

 

Il est également possible de créer des notifications différentes pour les événements qui durent toute une journée, appelés dans Google Agenda des événements “Toute la journée”. Pour ajouter des notifications pour ce type d’événement, rendez vous dans les paramètres, cliquer sur l’agenda concerné puis cliquez sur la ligne Notifications des événements « Toute la journée » pour ajouter les notifications dont vous avez besoin.

 

4. Recevoir votre planning par e-mail :

Pour poursuivre dans les notifications, Google donne la possibilité de recevoir un récapitulatif de vos rendez-vous, tous les jours à 5h du matin. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans les paramètres, de cliquer sur l’agenda concerné afin de l’afficher, puis cliquez sur la ligne notifications générales. Sur la ligne Planning quotidien, sélectionnez E-mail

 

5. Afficher tous vos agendas et/ou ceux de vos collègues :

Afin de voir clairement vos disponibilités, vous pouvez afficher l’ensemble de vos calendriers et ceux de vos collègues. Vous pouvez ajouter directement les agendas qui sont sur le même nom de domaine que vous et demander un droit d’affichage aux autres agendas. Ceux-ci pourront alors choisir si vous pouvez consulter le détails de leurs rendez-vous ou bien si vous ne pouvez que voir les plages horaires occupées.

Pour ajouter un agenda, il vous suffit de renseigner l’adresse mail de la personne concernée dans l’encart juste en dessous de l’agenda miniature à gauche de votre interface.


Voir plusieurs agendas côte à côte : vous pouvez enfin afficher votre agenda et celui de vos collègues (par exemple) en parallèle, en mode d’affichage Jour. C’est très pratique, notamment en entreprise, pour caler une réunion.

 

 

Sources :
Article de Google, consulté le 18/06/2018 : https://gsuite.google.com/intl/fr/products/calendar/
Article sur le Blog du Modérateur, le 14 janvier 2013, par Thomas Coëffé : https://www.blogdumoderateur.com/astuces-google-agenda/
Article sur Arobase, le 9 mai 2016 : https://www.arobase.org/gmail/astuces-google-agenda.htm

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