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Travail et détente sont-ils compatibles ?

 

Après une longue journée de travail, il est important que vous preniez du temps pour vous, afin de reposer votre corps et votre esprit. Vous avez l’impression de perdre votre temps ? Erreur, nous allons vous montrer qu’il existe des exercices et astuces bénéfiques non seulement pour votre bien être intérieur, mais aussi pour votre productivité au travail.

 

Après le travail, à chacun son moment de détente

Bonne nouvelle, il existe de nombreuses méthodes pour vous aider à vous détendre et vous sentir bien. Vous pouvez par exemple, passer du temps dans un espace vert pour se rapprocher de la nature et se ressourcer, ou alors, prendre un bain chaud réconfortant avec des bains moussants parfumés et colorés, ou encore faire de l’exercice physique pour les plus courageux. Si vous aimez cuisiner ou avez une passion artistique, comme la peinture ou le dessin par exemple, ce sont des occupations qui vous aideront à vous sentir libérer de vos soucis.

Voici quelques “moments détente” qui pourraient vous inspirer :

  • – boire une boisson chaude comme une soupe ou un chocolat chaud
  • – téléphoner à ses proches
  • – se faire un massage (des techniques existent pour se masser soi-même, particulièrement pour les mains et les pieds)
  • – organiser son chez soi et le décorer
  • – flâner sur internet à la recherche de bons plans
  • – planifier une future destination de voyage
  • – s’initier à la méditation
  • – regarder un film ou une série

Pensez à des choses que vous aimez vous aidera à trouver de nouvelles occupations pour profiter de votre temps libre que vous vous imposerez 😉

 

Pourquoi est-il important de prendre du temps pour soi ?

Trouver un moment pour se consacrer à soi ce n’est pas évident, avec les dossiers en cours, les projets compliqués, les imprévus et la prochaine réunion à préparer, puis, une fois sorti du travail, il faut préparer le repas, faire une machine,… ce sont des tâches qui rendent le quotidien difficile, et qui nous prennent beaucoup trop de temps. Nous ressentons une frustration car souvent une fois ces tâches ingrates terminées, ils nous reste peu de temps pour nous consacrer à nos petits plaisirs et détente. Cependant, il est grand temps de changer vos habitudes, en s’imposant un moment de tranquillité tous les soirs afin d’oxygéner votre cerveau, pour vous sentir bien mieux.

En effet, il est temps de prendre le temps !

Certains constats sont alarmants, vous n’avez pas vu le super documentaire “le bonheur au travail” diffusé sur Arte ? Il nous démontre qu’au départ environ 90% des gens qui commencent dans un travail sont heureux, et cette proportion tombe à environ 10% entre 5 et 10 ans plus tard, c’est un constat assez horrifiant. D’où l’importance de séparer distinctement sa vie professionnelle de sa vie personnelle, nécessitant pour cela d’avoir “une coupure” chaque soir de la semaine, afin de passer du bon temps. Bien manger, bien dormir améliore votre hygiène de vie mais il ne faut pas négliger ses petits plaisirs de tous les jours qui nous font nous sentir bien.  

 

Au travail, des astuces pour limiter le stress

Il ne faut pas attendre de quitter le travail pour améliorer son confort, vous pouvez apporter facilement quelques modifications à votre environnement de travail.

Voici quelques-unes de nos idées pour vous sentir plus détendu au travail. Vous pouvez par exemple :

🌱 vous entourer de quelques plantes vertes

🌺 vaporiser un peu de parfum que vous appréciez, des huiles essentielles, de l’encens, etc

👪 mettre sur son bureau une photo de vos proches qui vous rappellent de bons moments

🏀 une balle antistress pour vous défouler dessus

💬 une ou des phrases motivantes et apaisantes qui vous redonnent la pêche

🍵 boire une boisson chaude réconfortante

📝 lister les tâches de la journée et les barrer au fur et à mesure qu’elles sont réalisées

🍩 avoir des petites douceurs à grignoter… avec modération 😉

 

Le travail génère beaucoup de stress et nous accorde peu de moments de détente. Cependant, il existe des moyens simples pour améliorer son confort au travail mais aussi dans son quotidien, une fois la journée de travail terminée. Il faut toujours savoir apprécier les bons moments et se rappeler qu’un mauvais moment n’est rien de plus qu’un moment mauvais. Restez positif, vous ne serez que plus heureux.

 

Sources :
https://www.ouest-france.fr/leditiondusoir/data/11317/reader/reader.html#!preferred/1/package/11317/pub/16262/page/20
http://www.galasblog.com/prendre-du-temps-pour-soi-pourquoi-et-comment/
https://www.marine-katze.com/bonheur-au-travail-chiffre-choquant/
https://www.cosmopolitan.fr/,22-idees-pour-se-detendre-vraiment,1899428.asp  

Savoir encaisser la critique au travail

 

On a tous déjà connu ce moment au travail !

Il est lundi, vous avez passé du temps, beaucoup de temps sur un projet voir même tout le week-end et surtout vous êtes satisfait de ce que vous avez à rendre. Pourtant il y a ce fameux responsable de.. ou encore ce nouveau collègue qui lors de votre présentation va critiquer votre travail.

Vous allez alors ressentir cette critique comme une agression, dans les premières minutes qui suivent, vous n’y verrez certainement que du négatif. C’est pour cela qu’accepter les critiques et en faire quelque chose de positif est un réel savoir-faire. Vous allez très certainement dire plus facile à dire qu’à faire dans certaines situations, pourtant le fait de travailler sur vos émotions dans ce cas, vous permettra d’améliorer et de surmonter certains obstacles.

Il est bien naturel de se sentir agressé lorsqu’un collègue ou un supérieur critique notre façon de faire ou notre travail,  pourtant il ne faut pas se laisser gagner par la colère. L’important est de prendre de la hauteur face aux critiques afin de pouvoir maîtriser ses émotions au mieux.

Plus vous allez montrer à votre interlocuteur que ces remarques vous touchent plus il sera tenté de penser que vous êtes incapable d’accepter la critique.

Essayez alors de compter jusqu’à 5 (dans votre tête), d’inspirer, de compter à nouveau jusqu’à 5 et d’expirer lentement. Souriez ! Le sourire vous aidera à vous sentir mieux et amènera la personne qui vous a critiqué à se détendre aussi.

 

Gérer la critique

 

1- Faites une pause !

Faites quelque chose que vous aimez faire pendant 20 minutes : écouter de la musique, boire un café, lire un livre ou encore marcher un peu..

 

2- Séparez la critique du reste de votre personnalité

Pour accepter la critique, ne voyez pas le commentaire qui vous est fait comme une attaque personnelle mais comme une remarque constructive.

 

3- Concentrez-vous sur le positif

Une fois après avoir fait l’effort de se calmer concentrez-vous sur le positif, sur ce qu’il est bon d’améliorer pour une prochaine présentation par exemple.

 

4- Écoutez la critique

Il est primordial d’écouter votre interlocuteur et ce qu’il a à vous dire. On a souvent tendance à se refermer quand la personne commence à nous faire des remarques sur ce que l’on a fait et pourtant qu’elles soient positives ou négatives, il faut être capable d’avoir une écoute positive et active.

 

5- Reconnaître quand son interlocuteur a raison

Après avoir répondu verbalement à la critique, il faut savoir reconnaître les aspects de la critique qui sont fondés. Si vous avez par mégarde blessé quelqu’un ou alors si vous avez fait une erreur, sachez présenter vos excuses.

 

6- Demandez un conseil

Il ne faut pas hésiter à demander conseil auprès de votre l’interlocuteur, savoir comment il s’y prendrait pour tel ou tel projet. La critique doit vous permettre de vous améliorer.  

 

7- Table rase

Si vous êtes en colère contre votre interlocuteur pour une critique ou une remarque faites-lui en part le plus rapidement possible. Expliquez ce qui vous tourmente ou vous gêne, il ne faut pas laisser trainer ce genre de sentiment, car cela risquerait de toucher vos relations sur le long terme.

 

Le mot de la fin …

Évitez d’être sur la défensive lorsque vous recevez des critiques, vous risquerez de nuir à l’ambiance de travail voir même à vos relations professionnelles. Restez à l’écoute de votre ou vos interlocuteur(s) permet d’obtenir un échange constructif et positif. L’objectif est de ne pas subir les critiques ou les remarques mais plutôt de rebondir dessus afin de pouvoir s’améliorer sur certains points. Prendre de la hauteur face à certains projets ou vu de votre investissement peut être la meilleure issue pour apaiser une critique ou un échange.

 

Dans certains cas, si quelqu’un vous critique en permanence voir même vous rabaisse, parlez-en à quelqu’un afin qu’il puisse vous aider.

 

Chez MyGladys

Comme toute équipe qui se respecte, des personnes plus susceptibles que d’autres composent notre team. Notre communication interne s’appuie sur une communication transversale, on favorise l’échange entre chaque pôle, peu importe le niveau hiérarchique. Si l’un d’entre nous a le sentiment qu’il est allé trop loin dans ses propos, il n’hésite pas à s’excuser auprès de la personne concernée ou auprès de l’équipe.

 

Si ça peut vous rassurer j’étais très susceptible avant sur tous les sujets qui touchaient mon travail, je me rassurais en me disant que si j’étais touchée par les critiques c’est parce que ce travail me tenait à coeur. Alors si vous n’arrivez pas à prendre du recul, faites comme moi rassurez-vous comme vous pouvez .” AS

 

 

Sources
https://fr.wikihow.com/accepter-la-critique
https://fr.wikihow.com/accepter-la-critique-au-travail
https://www.capital.fr/votre-carriere/savoir-encaisser-la-critique-au-travail-un-exercice-en-quatre-rounds-875485

 

Gérer ses projets : quelles méthodes pour être efficace ?

Vous souhaitez obtenir des conseils et méthodes afin de mener à bien le projet que l’on vous a confié ? Et bien aujourd’hui l’équipe MyGladys vous présente des moyens simples et efficaces pour vous sentir à l’aise avec la planification de vos projets.

 

Les principales étapes pour bien démarrer

 

La planification d’un projet se déroule en plusieurs temps :

  • – définir les objectifs
  • – définir la liste des tâches
  • – définir un ordre logique pour ces tâches
  • – estimer un délais pour chacune des tâches
  • – prévoir les contraintes de chaque tâches
  • – estimer les ressources nécessaires à chaque tâche
  • – se fixer des dead line tout au long du projet

Ces étapes vous permettront de suivre de près l’avancée de votre projet, pour être préparé et ainsi limiter le stress des imprévus.

 

Des outils de gestion de projet

Il existe de nombreux logiciels plus ou moins complexes spécialisés dans la gestion de projet, en voici quelques uns :

  • MS Project, à destination des gros projets (excellent mais difficile)
  • BaseCampHQ (simple et complet)
  • RedMine (gratuit et simple)
  • Wrike (simple et complet)
  • Asana (très bien mais complexe)
  • Slack, un outil de travail collaboratif qui vient compléter les précédents logiciels.

Ces outils vous aideront tout au long de votre projet et même après. Ils vous seront très utile dans votre organisation et dans vos anticipations.

 

Chez MyGladys on utilise Slack, mais notre petit indispensable est bien sur Jira. le mastodonte des gestionnaires de projet web, qui nous permet de faire évoluer notre plateforme en méthode Agile.

 

Des méthodes reconnues

Afin de mener à bien votre projet de A à Z, il est crucial de respecter vos délais, vos ressources ainsi que votre budget. Il existe différentes méthodes qui sont utilisées dans de nombreuses entreprises. Nous allons vous citer celles qui nous semblent les plus pertinentes.

Il y a tout d’abord, les méthodes les plus traditionnelles, pour lesquelles les étapes doivent être réalisées dans l’ordre l’une après l’autre, et ce en suivant un cahier des charges très précis. L’inconvénient de ces méthodes est leur manque d’agilité, en effet, elles ne laissent pas de place aux imprévus. Il faut donc bien évaluer au préalable le temps nécessaire pour chaque tâche.

 

A l’opposé, il y a les méthodes agiles, pour lesquelles, les besoins du client sont la priorité. L’équipe doit ajuster la gestion du projet en fonction de ce que le client juge prioritaire . Ces méthodes permettent une grande flexibilité. Elles sont aussi de plus en plus reconnues pour leur grande efficacité.

 

Assez proche des méthodes agiles, les méthodes adaptatives. Celles-ci sont déployées au fur et à mesure que le projet avance. Tout comme les méthodes agiles, elles leur apportent une grande flexibilité car elles permettent de s’adapter à chaque changement de situation du projet. Ces méthodes consistent à analyser les besoins du projet au fur et à mesure que celui-ci avance, cela demande un certain niveau de créativité car ce modèle impose de trouver des solutions pour s’adapter continuellement.

 

A l’inverse, les méthodes du chemin critique nécessitent une très grande rigueur. En effet, celles-ci imposent de respecter strictement les deadline fixées en amont. Ces méthodes sont assez risquées car elles n’accordent aucune flexibilité et donc aucune marge de manoeuvre.

 

Afin de trouver l’organisation la plus adéquate avec le projet, nous vous recommandons d’utiliser en parallèle le diagramme de PERT, signifiant en anglais Program Evaluation and Review. Celui-ci permet de visualiser l’ensemble des tâches listées en amont, vous permettant ainsi de comparer vos prévisions avec l’état réel de l’avancement dans votre projet. Ce diagramme permet ainsi d’avoir une idée du temps minimal nécessaire pour finaliser votre projet.

 

Des méthodes de management

Manager demande de nombreuses responsabilités et qualités essentielles pour trouver un juste équilibre entre déléguer, informer et motiver. Le bon manager doit s’assurer que son équipe soit dans les meilleures conditions de travail pour assurer une bonne entente et un niveau de travail soutenable pour atteindre une productivité maximale.

 

Nous allons vous présenter succinctement deux méthodes de management qui pourront vous aider à planifier votre projet.

 

PRINCE2, signifiant en anglais PRojects IN Controlled Environment, version 2, par exemple, est une méthode de management concrète, structurée et souple à la fois. Elle peut se déployer pour tous types projets. Cette méthode prend en compte différents éléments qui composent le projet : les coûts, les délais, les risques, les bénéfices, ainsi que l’aspect qualité. L’avantage de cette méthode c’est qu’elle garantit de respecter les deadline et autres aspects vu au-dessus, tout en prévoyant des marges de manoeuvre, apportant de ce fait une plus grande sérénité et plus de confort, tout au long du projet.

 

Une seconde méthode appelée Learn Management, permet de minimiser les coûts sans pour autant perdre en qualité. Le principe est de jouer à la fois sur les coûts, la qualité, la productivité et les délais, afin d’obtenir une performance maximale. Cette méthode s’adapte plus facilement aux petites entreprises, ayant des plus petits budgets, et pour des projets d’une courte durée, afin d’obtenir les meilleurs résultats en un minimum de temps.

 

Chez MyGladys, nous avons conscience que le facteur temps est primordiale dans l’organisation des projets et de nos missions au quotidien. Force de constater leurs efficacité, nous privilégions les méthodes agiles dans notre planning de tous les jours.

 

MyGladys c’est aussi…

Un algorithme qui trouve automatiquement les créneaux horaires en commun à tous les participants. L’algorithme prend également en compte vos préférences (durée, moment, indisponibilités permanentes ou temporaires). Puis, l’envoi des invitations est automatique. Il vous suffit de checker vos e-mails pour suivre les réponses de vos interlocuteurs et confirmer le rendez-vous.

 

N’hésitez pas à nous écrire à besoindaide@mgladys.fr pour discuter de vos besoins, ou pour toute question concernant l’outil MyGladys.

 

 

Sources :

https://www.conseilsmarketing.com/promotion-des-ventes/les-5-etapes-incontournables-pour-bien-gerer-un-projet
https://www.manager-go.com/gestion-de-projet/methodes.htm  (2019) 
https://www.planzone.fr/blog/methodologies-gestion-projet (2017)

Comment gérer ses rendez-vous ?

Dès lors que nos rendez-vous et réunions professionnels prennent une part importante dans notre emploi du temps, la gestion de ceux-ci devient une tâche à part entière qui prend de la place sur notre temps de travail. On a alors l’impression d’être moins efficace, car c’est une tâche qui n’a pas de valeur ajoutée directe.

 

Organiser son agenda entre les rendez-vous, le temps de travail, trouver un créneau qui convient à tout le monde et qui permet de respecter les délais du projet, intégrer les imprévus… Voici quelques règles pour gagner en efficacité :

 

1 – Proposer des créneaux de rendez-vous l’après-midi en priorité. Car on est plus concentré et efficace le matin pour travailler seul sur nos tâches.

 

2 – Limiter la durée de nos rendez-vous, car au-delà d’une heure de rendez-vous, 80 % du temps n’a que peu de valeur ajoutée.

 

3 – Penser à proposer des rendez-vous autour d’un déjeuner, selon la nature du rendez-vous bien sûr. Surtout avec les personnes bavardes, pour éviter de trop empiéter sur les heures les plus productives de notre agenda.

 

4 – Accorder des rendez-vous vraiment très courts, de 15 à 30 min pour nous forcer nous et notre interlocuteur à bien préparer le rendez-vous et à aller à l’essentiel.

 

5 – Se garder deux à trois créneaux horaires de libre dans sa semaine pour les imprévus.

 

6 – Préparer ses rendez-vous. Afin de ne pas oublier de point important, qui nous obligerait à reprendre un rendez-vous avec le ou les même(s) interlocuteur(s).

 

7 – Oser reporter un rendez-vous en cas d’urgence. Faites attention tout de même à ne pas reporter plusieurs fois un même rendez-vous, cela reviendrait à dire à la personne “tu n’es pas prioritaire”.

 

8 – Proposer des rendez-vous par téléphone ou par Skype, avec les personnes qui ont un emploi du temps trop chargé. Car en général ces rendez-vous-là durent moins longtemps, et il n’y a pas besoin de se garder du temps pour se déplacer.

 

9 – Déléguer la tâche de prise de rendez-vous à un assistant(e).

Cependant, tout le monde n’a pas la chance de pouvoir s’appuyer sur un assistant(e). Vous pouvez déléguer la gestion de votre agenda et de la prise de vos rendez-vous à un outil virtuel. Celui-ci vous aidera tout au mieux à gérer plus efficacement l’organisation de vos rendez-vous.

 

Chez MyGladys ?

On utilise l’outil MyGladys bien sûr. En respectant les règles émises ci-dessus, l’utilisation de MyGladys est optimale et la gestion de nos rendez-vous grandement simplifiée.

 

MyGladys trouve automatiquement les créneaux horaires en commun à tous les participants. L’algorithme prend également en compte vos préférences (durée, moment, indisponibilités permanentes ou temporaires). Puis, l’envoi des invitations est automatique. Il vous suffit de checker vos e-mails pour suivre les réponses de vos interlocuteurs et confirmer le rendez-vous.

 

N’hésitez pas à nous écrire à besoindaide@mgladys.fr pour discuter de vos besoins, ou pour toute question concernant l’outil MyGladys.

 

Sources :
-Gestion du temps : l’art d’organiser ses rendez-vous astucieusement, P.Bélorgey (2017). Le Blog de l’efficacité professionnelle.
– 10 Conseils pour apprendre à s’organiser. (2017). Capital avec Management.

Comment capter l’attention de tout le monde en réunion ?

Image de l'article de blog MyGladys

Avez-vous déjà ressenti un sentiment de frustration en réunion ? Vous exposez vos idées à vos collègues, mais vous n’arrivez pas à capter leur attention et donc, n’arrivez pas à créer un débat constructif pour faire mûrir ces idées ? L’équipe MyGladys vous donne les clés pour que vos prochaines réunions soient réussies !

 

La prise de parole

Prendre la parole en public est souvent stressant, que l’on manque de confiance en soi ou non. Réussir à capter l’attention de son public et maintenir celui-ci à son écoute est un exercice qui demande de la patience et de la persévérance.

Premièrement, n’hésitez pas à parler fort, afin que votre public puisse vous entendre sans le moindre effort. Ensuite, il est très important de laisser la parole à celui qui est en train de parler afin qu’il se sente écouté et compris. Enfin, n’ayez pas peur des blancs. En effet, le silence aide à assimiler les propos et à retrouver une meilleure concentration.

 

Préparer votre discours

Cette étape n’est pas des plus facile, mais elle est essentielle pour le bon déroulement de votre prochaine réunion. Pour ce faire, commencer par prendre une feuille et lister les principales idées qui vous viennent à l’esprit, ainsi que les principaux points qui devront être obligatoirement abordés. Attention cependant à ne pas écrire de longues phrases, il est préférable d’écrire des mots-clés et de s’exercer à l’oral dans un lieu calme. Pensez également aux potentielles questions que votre audience pourrait vous poser, afin de les anticiper.

 

Échanger avec votre public

N’hésitez pas à parler de sujets qui vous animent, car en parlant de quelque chose qui vous intéresse vous arriverez beaucoup mieux à capter votre audience. Vos émotions se feront sentir dans vos propos, ainsi votre public sera plus facile à convaincre.

 

Soyez à l’aise

Être à l’aise passe d’abord par l’image que l’on renvoie à notre public. En effet, la posture, l’allure, les vêtements que l’on aura choisis, sont des détails qui ont leur d’importance, notamment pour avoir une certaine prestance et être pris au sérieux.

Préférez les vêtements sobres et confortables afin de ne pas être gêné dans vos mouvements et être plus décontracté.

 

Maintenez la concentration de votre audience

L’exercice est auditif, bien sûr, mais aussi très visuel. On a souvent tendance à ne pas assez regarder nos interlocuteurs en face, et nous ne faisons pas assez attention à leurs expressions qui peuvent signifier un manque de concentration ou d’intérêt pour ce que vous êtes en train de raconter. Cependant, il y a quelques astuces simples pour remédier à cela, comme par exemple trouver une anecdote amusante en lien avec votre discours ou encore partir sur un exercice de mise en pratique.

 

Quelques phrases pour capter l’attention

  • Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi ?
  • Aujourd’hui, vous devez…
  • Et si vous pouviez… ?

Ces trois exemples de phrase vous permettent de recentrer votre public afin de l’amener à faire mûrir sa réflexion personnelle, et donc de l’inciter à participer à la réunion.

 

Chez MyGladys, nous cherchons à optimiser au maximum notre temps en réunion et accordons beaucoup d’importance à ce que chacun se sente libre d’exprimer ses idées.

 

Surtout, n’oubliez pas, soyez vous-même, respirez et souriez !

 

Sources :
https://www.prendreconfiance.com/prise-de-parole-en-public/ (2018)
https://www.spitchconsulting.com/agence-powerpoint/capter-lattention/ (2017)

Comment bien gérer son temps de travail ?

Vous avez l’impression qu’il n’y a pas assez d’heures dans une journée ? L’équipe MyGladys vous donne quelques conseils pour gérer au mieux son temps de travail, et éviter cernes et stress.

 

1. Ranger son bureau

 

Quoi de plus énervant que de perdre le dossier sur la refonte du blog ?

25 % d’une journée de travail est perdu à rechercher des informations. Garder son bureau rangé et organisé peut alors vous permettre de gagner du temps tout au long de votre journée de travail.

Que ce soit votre bureau physique ou le “bureau” de votre ordinateur.

Les dossiers importants d’un côté, les notes post-it de l’autre, votre to do list au milieu et la photo de votre chien sur la droite.

 

2. Se faire un planning avec des délais

 

Organisez votre travail. Faire une to do list ou un planning vous permettra de n’oublier aucune tâche. Vous aurez ainsi une visibilité claire sur le travail qu’il vous reste à faire, et cela aura le bénéfice d’apaiser votre stress. Un planning permet d’organiser ce que vous aurez à faire chaque jour, mais tout le monde n’arrive pas à aussi bien planifier ses journées, cela va dépendre de votre travail et de votre personnalité. Sinon, vous pouvez tout simplement faire une to do list accompagnée des deadlines pour que chaque tâche soit faite à temps.

Cependant attention, l’être humain à une forte tendance à la procrastination, veillez à ne pas tout faire à la dernière minute, vous risquez de vous noyer sous le travail. Méthodologie et organisation, sont les maîtres mots d’un bon planning.

 

3. Prendre des notes, être attentif

 

En effet une information mal comprise, ou mal enregistrée, parce que vous n’écoutiez que d’une oreille, ou avez survolé l’e-mail d’un seul oeil, peut entraîner des erreurs. Chaque semaine, 42 % des employés se trompent et utilisent des informations erronées. Être attentif peut alors vous faire gagner du temps, en évitant de rappeler votre client, ou en recherchant le mail mal lu.

Prendre des notes permet de retrouver rapidement les informations que vous pourriez avoir oubliées.

 

4. Ecouter le rythme de la journée

 

Oui, notre corps et notre cerveau ont leurs humeurs. Il est important d’écouter son rythme pour planifier les tâches de sa journée.

A chacun son rythme, mais il y a des généralités tout de même :

-Nous sommes plus concentrés le matin : idéal pour les tâches importantes.

-De 13h à 15h vous êtes en digestion, le corps est donc très fatigué : évitez les réunions, et les tâches importantes. Si vous pouvez prendre un moment pour vous, c’est l’idéal pour fermer les yeux 20 petites minutes.

 

5. Eloigner les distractions

 

Un message de Pauline sur votre téléphone, et vous avez décroché de ce que vous étiez en train de faire. Votre téléphone, les réseaux sociaux, Josselin qui raconte son week-end au fond de l’open space, les distractions sont nombreuses. Il faut savoir parfois se couper des autres pour se consacrer à son travail et être plus efficace. Car en effet il vous faut 25 minutes pour retrouver votre concentration complète après une interruption.

Si votre téléphone n’est pas votre outil de travail vous pouvez, par exemple, le mettre en silencieux et le ranger dans votre sac ou votre veste, le temps d’une tâche pour la réaliser avec efficacité. Si vous n’avez pas de bureau fermé vous pouvez également mettre des écouteurs avec de la musique (de la musique classique pour ne pas être déconcentré par les paroles) et ainsi vous couper des autres pendant une durée définie.

Plus simplement éviter d’ouvrir des onglets pour vos réseaux sociaux sur vos téléphones, pour éviter la tentation de regarder.

 

6. Perdre du temps pour en gagner

 

Faite une pause, reposez votre esprit, pour être plus efficace après. Il faut parfois souffler pour reprendre plus motivé. Faites des pauses, discutez avec vos collègues.

 

CHEZ MYGLADYS

La pause de midi est sacrée. On mange tous ensemble et on prend le temps de jouer (à Fifa, au président, au Time’s up).

Dans notre open space, on échange beaucoup avec l’outil Slack pour éviter de gêner tout le monde.  

 

Sources :
IDC, The High Cost Of Not Finding Information (2001)
Accenture Information Management Service (2007)
The New York Times, A Focus on Distraction (2013)

5 astuces sur Google Agenda

Image de l'article 5 astuces sur Google Calendar

Si vous n’avez pas encore découvert l’agenda Google, je vous invite à le faire tout de suite par ici https://calendar.google.com

Pour les connaisseurs, on vous donne 5 astuces pour optimiser l’utilisation de votre agenda Google.

 

1. Afficher un ou plusieurs jours précis :

Pour afficher l’ensemble des événements d’un jour ou de plusieurs jours précis, afin de voir clairement vos disponibilités, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de l’agenda miniature situé en haut à gauche de votre écran sur Google Calendar.

Il vous suffit de cliquer sur la date que vous souhaitez afficher en grand, ou bien de maintenir enfoncer une date et de faire glisser votre souris sur l’ensemble des dates que vous souhaitez afficher. Le calendrier se modifie instantanément pour afficher les dates sélectionnées.

 

2. Les raccourcis claviers pour vous faire gagner du temps :

Les raccourcis dans l’agenda :

  • c = créer un événement
  • t = revenir à la date du jour
  • d = vue jour
  • w = vue à la semaine
  • m = vue au mois
  • x = vue 4 jours
  • a = vue planning  
  • j = précédent (pour naviguer entre les dates)
  • k = suivant (pour naviguer entre les dates)

Les deux commandes :

  • Ctrl+z = annuler la dernière action
  • Ctrl+p = imprimer

Fonctionnent sur votre calendrier également.

 

3. Activer des alertes :

Vous pouvez activer des notifications pour chacun de vos événements ou rendez-vous afin de ne pas les oublier. Rendez vous dans les paramètres, cliquez sur l’agenda dont vous voulez activer les notifications. Puis à la ligne Notifications relatives à un événement, cliquez sur Ajouter une notification. Vous avez la possibilité de créer plusieurs notifications, par exemple 1 jours avant l’événement et une autre notification 10min avant l’événement.

 

Il est également possible de créer des notifications différentes pour les événements qui durent toute une journée, appelés dans Google Agenda des événements “Toute la journée”. Pour ajouter des notifications pour ce type d’événement, rendez vous dans les paramètres, cliquer sur l’agenda concerné puis cliquez sur la ligne Notifications des événements « Toute la journée » pour ajouter les notifications dont vous avez besoin.

 

4. Recevoir votre planning par e-mail :

Pour poursuivre dans les notifications, Google donne la possibilité de recevoir un récapitulatif de vos rendez-vous, tous les jours à 5h du matin. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans les paramètres, de cliquer sur l’agenda concerné afin de l’afficher, puis cliquez sur la ligne notifications générales. Sur la ligne Planning quotidien, sélectionnez E-mail

 

5. Afficher tous vos agendas et/ou ceux de vos collègues :

Afin de voir clairement vos disponibilités, vous pouvez afficher l’ensemble de vos calendriers et ceux de vos collègues. Vous pouvez ajouter directement les agendas qui sont sur le même nom de domaine que vous et demander un droit d’affichage aux autres agendas. Ceux-ci pourront alors choisir si vous pouvez consulter le détails de leurs rendez-vous ou bien si vous ne pouvez que voir les plages horaires occupées.

Pour ajouter un agenda, il vous suffit de renseigner l’adresse mail de la personne concernée dans l’encart juste en dessous de l’agenda miniature à gauche de votre interface.


Voir plusieurs agendas côte à côte : vous pouvez enfin afficher votre agenda et celui de vos collègues (par exemple) en parallèle, en mode d’affichage Jour. C’est très pratique, notamment en entreprise, pour caler une réunion.

 

 

Sources :
Article de Google, consulté le 18/06/2018 : https://gsuite.google.com/intl/fr/products/calendar/
Article sur le Blog du Modérateur, le 14 janvier 2013, par Thomas Coëffé : https://www.blogdumoderateur.com/astuces-google-agenda/
Article sur Arobase, le 9 mai 2016 : https://www.arobase.org/gmail/astuces-google-agenda.htm

Comment organiser une réunion efficacement ?

Image article Comment organiser une réunion efficacement ?

Mauvaise préparation, objectifs oubliés, retard et attribution des rôles confus… Vos réunions vous semblent interminables et inefficaces ? Nous vous donnons quelques conseils pour organiser des réunions efficaces.

 

1. Définir des objectifs précis pour votre réunion 

 

Des réunions de travail on en a beaucoup dans la journée. Mais pour que chaque participant comprenne bien l’utilité et l’objectif de la réunion, il est important de les définir et de les exposer dans un ordre du jour. Définissez celui-ci de manière claire en détaillant les thèmes qui seront abordés à la réunion.

 

2. Bien choisir les participants 

 

Vous ne vous êtes jamais dit que cette réunion ne vous avait servi à rien ? Pour éviter cela, vous pouvez convier certains participants pour une partie de la réunion seulement, afin d’éviter de les voir s’ennuyer et bâiller pendant le reste de la réunion.

Prévenez également suffisamment à l’avance les participants de votre réunion, pour qu’ils puissent se préparer. Vous pouvez également indiquer à chacun les questions sur lesquelles vous souhaitez qu’ils interviennent, ils se prépareront d’autant plus. Cela évitera que les participants ne se présentent à la réunion avec uniquement un carnet de notes et un stylo sans vraiment savoir de quoi vous allez parler.

Nous vous conseillons également de ne pas organiser de réunion avec plus de 8 à 10 personnes, pour que tout le monde puisse intervenir et éviter des débordements.

 

3. Définir le lieu et l’heure 

 

Le lieu d’accueil de la réunion est important pour que les participants s’y sentent bien. Il faut préférer les salles lumineuses et éviter celles sans fenêtre, car cela fatigue les yeux. On choisit une salle de réunion plutôt qu’un bureau pour ne pas se sentir à l’étroit.

Les tables en forme de U sont très opportunes pour une réunion, car elles permettent à l’ensemble des participants de se voir.

Enfin, pour l’heure de la réunion, évitez le créneau de 14 à 15h, car c’est le moment de la digestion et vous risquez d’avoir une réunion ralentie par l’envie générale d’une sieste.

 

Il faut bien évidemment penser à prévoir un lieu pour votre réunion, une salle de réunion au sein de l’entité où vous travaillez semble le plus opportun.

Pensez également à envoyer le lieu et l’heure de la réunion à l’ensemble des participants, en vérifiant au préalable que les personnes indispensables à cette réunion seront disponibles au créneau que vous avez choisi. Un e-mail d’information peut servir d’invitation à la réunion mais celui-ci est souvent oublié, il est alors préférable d’envoyer un rappel peu de temps avant la réunion. Vous pouvez également utiliser d’autres outils de gestion pour informer les participants de la réunion, n’importe quel outil de travail en équipe, ou bien des calendriers partagés dans une même entreprise, ou bien des outils de planification de rendez-vous comme MyGladys.

 

4. Définir une durée

Dans tous les agendas, la durée d’un rendez-vous est situé entre 30 minutes et 1 heure. Pour accentuer l’efficacité d’un rendez-vous, il est primordial de veiller à ce que le temps accordé par chacun soit respecté pour que l’objectif de la réunion soit répondu avant la fin de la réunion. Cela permet de responsabiliser chaque intervenant en les forçant à résumer l’essentiel.

 

Vous pouvez même nommer un responsable du temps qui sera chargé de veiller à ce que chaque partie de l’ordre du jour puisse être traitée dans les délais impartis. Vous éviterez ainsi les écueils. Tous les hors sujets pourront être annotés afin d’être traités lors d’une réunion ultérieure.

 

5. Préparer sa réunion

Dans un second temps, nous vous invitons à préparer tout document qui pourra servir pendant la réunion (dossier, présentation à projeter, échantillons de produits, …). Il vous faudra également vérifier dans la salle de réunion que les supports qui vous sont nécessaires (projecteur, tableau blanc, …) sont opérationnels.

Enfin, souvenez-vous que vos supports ne font pas tout, c’est vous qui animez votre réunion, vous devez réussir à capter l’attention de tout le monde, pour que votre réunion soit la plus efficace.

 

AVEC MYGLADYS

Notre outil MyGladys vous permet d’organiser vos réunions en quelques instants. Mais surtout vous avez la possibilité, dans la 3ème étape du processus de prise de rendez-vous, de sélectionner les personnes qui sont indispensables à votre réunion. Dans le cas où aucun créneau ne conviendrait à l’ensemble de l’équipe conviée à la réunion, les disponibilités de ces personnes indispensables seront priorisées par MyGladys.

 

A présent vous avez toutes les clés pour organiser des réunions plus efficaces !

 

 

Sources :
– Cavelier, J. (2008). Mise à jour Guillard, S. (2016). 7 conseils pour organiser une réunion efficace. Repéré à http://www.chefdentreprise.com/Thematique/rh-management-1026/Breves/conseils-organiser-reunion-efficace-301601.htm
– Boyer, S. (n.a.). Comment organiser une réunion de travail efficace ?. Repéré à https://www.nutcache.com/fr/blog/comment-organiser-une-reunion-de-travail-efficace/

Comment gagner du temps en automatisant ses prises de rendez-vous ?

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Dans votre journée au bureau, vous effectuez de nombreuses tâches répétitives. Des tâches souvent lassantes et qui vous donnent l’impression de perdre votre temps. Alors comment faciliter ces tâches et rendre votre journée plus efficace ? Notre réponse : l’automatisation !

 

Pourquoi automatiser la planification de ses rendez-vous ?

 

Les tâches qui n’ont pas une forte valeur ajoutée dans une journée de travail, donnent souvent l’impression de perdre son temps avec des choses futiles, alors qu’on aimerait bien se concentrer sur l’essentiel.

L’automatisation permet de se débarrasser de ces tâches comme la planification de rendez-vous. Vous pourrez ainsi mieux vous concentrer sur la préparation de votre rendez-vous et moins sur sa planification.

 

Chez MyGladys on évalue 5 avantages à automatiser ses prises de rendez-vous :

1 . Les risques de quiproquo ou d’erreurs dans l’agenda sont diminués

2 . La communication interne et externe est simplifiée

3 . La dématérialisation permet un meilleur suivi. Les potentiels dysfonctionnements dans les processus de l’entreprise peuvent être améliorés efficacement

4 . La synchronisation et la prise de décision des collaborateurs est plus rapide

5 . Les salariés se concentrent uniquement sur les tâches qui ont une valeur ajoutée : plus de temps pour préparer sa réunion, valorisation du travail effectué

 

Comment ça fonctionne ?

 

Le principe de base est de vous éviter les nombreux échanges d’e-mails et d’appels téléphoniques pour trouver un créneau qui convient à tous vos invités.

Vous pouvez trouver de nombreux outils qui vous permettent soit de donner des créneaux et de laisser vos invités voter, soit de partager vos disponibilités qui sont disponibles directement dans votre agenda.

Chez MyGladys nous souhaitons vous simplifier la tâche au maximum. Notre outil vous permet de faire automatiquement matcher vos disponibilités avec celles de tous vos invités. MyGladys prend également en compte vos préférences (matin, heure du déjeuner, lieu, etc.) pour vous proposer en quelques secondes le créneau idéal pour votre rendez-vous. Elle envoi automatiquement les invitations à tous les participants, vous n’avez plus qu’à confirmer le rendez-vous.

Le créneau est automatiquement réservé dans votre agenda et ceux de vos invités ce qui permet de ne pas avoir de doublons dans son agenda.

 

En outre, l’automatisation permet de réduire le temps consacré à la planification de rendez-vous. Cependant, cette automatisation doit être programmée et réglée par vos soins au préalable pour un meilleur fonctionnement.

Mieux vous configurez au départ moins vous aurez de temps à y consacrer par la suite. Les plateformes qui vous permettent d’automatiser la prise de rendez-vous sont donc des outils.

 

Perd-t-on en qualité d’exécution ?

 

Et bien tout dépend de votre outil et de votre utilisation de celui-ci. Comme indiqué précédemment plus votre outil sera configuré selon votre utilisation et vos préférences, mieux celui-ci fonctionnera.

Par exemple, avec MyGladys, vous pouvez configurer vos préférences pour votre rendez-vous (créneaux : matin, midi, soir, etc. ; l’intervalle entre les rendez-vous, etc.). Vous pouvez également renseigner vos prochaines indisponibilités et les rendre récurrente (par exemple mercredi de 9h à 10h pour votre cours de peinture), et ainsi ces créneaux horaires seront indisponibles pour vos contacts. Le petit plus est d’également configurer votre profil en ajoutant votre poste, l’entreprise dans laquelle vous travaillez, ainsi que l’adresse postale, ce qui permettra à la plateforme de vous proposer des rendez-vous directement sur votre lieu de travail et vous évitera de remplir à chaque fois le lieu si celui-ci ne change pas.

Sans tous ces réglages, la plateforme vous proposera des créneaux horaires avec les informations dont elle dispose, mais cela vous demandera parfois de vérifier que le créneau vous correspond bien.

 

La prise en mains de ses outils est souvent très simple et peut vous simplifier l’organisation quotidienne de votre planning. Chez MyGladys, vous pouvez contacter un accompagnateur dédié lors de votre période d’essai pour utiliser au mieux toutes les fonctionnalités de la plateforme.

 

Alors n’attendez plus, automatisez vos prises de rendez-vous et restez concentré sur l’essentiel !

 

Sources :
– Bélorgey, P. (2017). La boite à outils de la gestion du temps. Repéré à  http://www.ecommercemag.fr/Thematique/methodologie-1247/ficheoutil/5-astuces-gain-de-temps-en-bureautique-324977.htm#4d9CUTcyfIXvSvOq.97
– Documents et études internes MyGladys

Une nouvelle identité graphique pour MyGladys

Parce que la seconde version de MyGladys vient de pointer le bout de son nez, et parce que c’est la nouvelle année on a eu envie de partager avec vous notre nouvelle identité. Nos idées se sont entremêlées afin d’être rythmé par une seule et même pensée : la saisonnalité.

 

 

 

 

 

 

 

 

Pourquoi ?
Se fondre dans l’environnement d’une entreprise et faire partie du quotidien de nombreux salariés, ce sont nos objectifs. Aujourd’hui, une startup doit se construire une image de marque reconnaissable et en accord avec ses valeurs. Evoluant sur un marché en perpétuel mouvement, MyGladys articule son identité graphique autour des deux temps forts de l’année, les saisons chaudes et froides.

Ayant pour vocation de s’ancrer dans les habitudes professionnelles de ses clients, MyGladys illustre sa prise de parole par une tendance, agile et dans l’air du temps, le salarié doit être transporté dans une ambiance. Casser la routine et nous fondre dans l’environnement de l’entreprise ce sont nos principaux objectifs.

Toute l’année nous vous accompagnons afin de faciliter vos prises de rendez-vous.

#MakeGoodThings