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Comment capter l’attention de tout le monde en réunion ?

Image de l'article de blog MyGladys

Avez-vous déjà ressenti un sentiment de frustration en réunion ? Vous exposez vos idées à vos collègues, mais vous n’arrivez pas à capter leur attention et donc, n’arrivez pas à créer un débat constructif pour faire mûrir ces idées ? L’équipe MyGladys vous donne les clés pour que vos prochaines réunions soient réussies !

 

La prise de parole

Prendre la parole en public est souvent stressant, que l’on manque de confiance en soi ou non. Réussir à capter l’attention de son public et maintenir celui-ci à son écoute est un exercice qui demande de la patience et de la persévérance.

Premièrement, n’hésitez pas à parler fort, afin que votre public puisse vous entendre sans le moindre effort. Ensuite, il est très important de laisser la parole à celui qui est en train de parler afin qu’il se sente écouté et compris. Enfin, n’ayez pas peur des blancs. En effet, le silence aide à assimiler les propos et à retrouver une meilleure concentration.

 

Préparer votre discours

Cette étape n’est pas des plus facile, mais elle est essentielle pour le bon déroulement de votre prochaine réunion. Pour ce faire, commencer par prendre une feuille et lister les principales idées qui vous viennent à l’esprit, ainsi que les principaux points qui devront être obligatoirement abordés. Attention cependant à ne pas écrire de longues phrases, il est préférable d’écrire des mots-clés et de s’exercer à l’oral dans un lieu calme. Pensez également aux potentielles questions que votre audience pourrait vous poser, afin de les anticiper.

 

Échanger avec votre public

N’hésitez pas à parler de sujets qui vous animent, car en parlant de quelque chose qui vous intéresse vous arriverez beaucoup mieux à capter votre audience. Vos émotions se feront sentir dans vos propos, ainsi votre public sera plus facile à convaincre.

 

Soyez à l’aise

Être à l’aise passe d’abord par l’image que l’on renvoie à notre public. En effet, la posture, l’allure, les vêtements que l’on aura choisis, sont des détails qui ont leur d’importance, notamment pour avoir une certaine prestance et être pris au sérieux.

Préférez les vêtements sobres et confortables afin de ne pas être gêné dans vos mouvements et être plus décontracté.

 

Maintenez la concentration de votre audience

L’exercice est auditif, bien sûr, mais aussi très visuel. On a souvent tendance à ne pas assez regarder nos interlocuteurs en face, et nous ne faisons pas assez attention à leurs expressions qui peuvent signifier un manque de concentration ou d’intérêt pour ce que vous êtes en train de raconter. Cependant, il y a quelques astuces simples pour remédier à cela, comme par exemple trouver une anecdote amusante en lien avec votre discours ou encore partir sur un exercice de mise en pratique.

 

Quelques phrases pour capter l’attention

  • Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi ?
  • Aujourd’hui, vous devez…
  • Et si vous pouviez… ?

Ces trois exemples de phrase vous permettent de recentrer votre public afin de l’amener à faire mûrir sa réflexion personnelle, et donc de l’inciter à participer à la réunion.

 

Chez MyGladys, nous cherchons à optimiser au maximum notre temps en réunion et accordons beaucoup d’importance à ce que chacun se sente libre d’exprimer ses idées.

 

Surtout, n’oubliez pas, soyez vous-même, respirez et souriez !

 

Sources :
https://www.prendreconfiance.com/prise-de-parole-en-public/ (2018)
https://www.spitchconsulting.com/agence-powerpoint/capter-lattention/ (2017)

Comment bien gérer son temps de travail ?

Vous avez l’impression qu’il n’y a pas assez d’heures dans une journée ? L’équipe MyGladys vous donne quelques conseils pour gérer au mieux son temps de travail, et éviter cernes et stress.

 

1. Ranger son bureau

 

Quoi de plus énervant que de perdre le dossier sur la refonte du blog ?

25 % d’une journée de travail est perdu à rechercher des informations. Garder son bureau rangé et organisé peut alors vous permettre de gagner du temps tout au long de votre journée de travail.

Que ce soit votre bureau physique ou le “bureau” de votre ordinateur.

Les dossiers importants d’un côté, les notes post-it de l’autre, votre to do list au milieu et la photo de votre chien sur la droite.

 

2. Se faire un planning avec des délais

 

Organisez votre travail. Faire une to do list ou un planning vous permettra de n’oublier aucune tâche. Vous aurez ainsi une visibilité claire sur le travail qu’il vous reste à faire, et cela aura le bénéfice d’apaiser votre stress. Un planning permet d’organiser ce que vous aurez à faire chaque jour, mais tout le monde n’arrive pas à aussi bien planifier ses journées, cela va dépendre de votre travail et de votre personnalité. Sinon, vous pouvez tout simplement faire une to do list accompagnée des deadlines pour que chaque tâche soit faite à temps.

Cependant attention, l’être humain à une forte tendance à la procrastination, veillez à ne pas tout faire à la dernière minute, vous risquez de vous noyer sous le travail. Méthodologie et organisation, sont les maîtres mots d’un bon planning.

 

3. Prendre des notes, être attentif

 

En effet une information mal comprise, ou mal enregistrée, parce que vous n’écoutiez que d’une oreille, ou avez survolé l’e-mail d’un seul oeil, peut entraîner des erreurs. Chaque semaine, 42 % des employés se trompent et utilisent des informations erronées. Être attentif peut alors vous faire gagner du temps, en évitant de rappeler votre client, ou en recherchant le mail mal lu.

Prendre des notes permet de retrouver rapidement les informations que vous pourriez avoir oubliées.

 

4. Ecouter le rythme de la journée

 

Oui, notre corps et notre cerveau ont leurs humeurs. Il est important d’écouter son rythme pour planifier les tâches de sa journée.

A chacun son rythme, mais il y a des généralités tout de même :

-Nous sommes plus concentrés le matin : idéal pour les tâches importantes.

-De 13h à 15h vous êtes en digestion, le corps est donc très fatigué : évitez les réunions, et les tâches importantes. Si vous pouvez prendre un moment pour vous, c’est l’idéal pour fermer les yeux 20 petites minutes.

 

5. Eloigner les distractions

 

Un message de Pauline sur votre téléphone, et vous avez décroché de ce que vous étiez en train de faire. Votre téléphone, les réseaux sociaux, Josselin qui raconte son week-end au fond de l’open space, les distractions sont nombreuses. Il faut savoir parfois se couper des autres pour se consacrer à son travail et être plus efficace. Car en effet il vous faut 25 minutes pour retrouver votre concentration complète après une interruption.

Si votre téléphone n’est pas votre outil de travail vous pouvez, par exemple, le mettre en silencieux et le ranger dans votre sac ou votre veste, le temps d’une tâche pour la réaliser avec efficacité. Si vous n’avez pas de bureau fermé vous pouvez également mettre des écouteurs avec de la musique (de la musique classique pour ne pas être déconcentré par les paroles) et ainsi vous couper des autres pendant une durée définie.

Plus simplement éviter d’ouvrir des onglets pour vos réseaux sociaux sur vos téléphones, pour éviter la tentation de regarder.

 

6. Perdre du temps pour en gagner

 

Faite une pause, reposez votre esprit, pour être plus efficace après. Il faut parfois souffler pour reprendre plus motivé. Faites des pauses, discutez avec vos collègues.

 

CHEZ MYGLADYS

La pause de midi est sacrée. On mange tous ensemble et on prend le temps de jouer (à Fifa, au président, au Time’s up).

Dans notre open space, on échange beaucoup avec l’outil Slack pour éviter de gêner tout le monde.  

 

Sources :
IDC, The High Cost Of Not Finding Information (2001)
Accenture Information Management Service (2007)
The New York Times, A Focus on Distraction (2013)

5 astuces sur Google Agenda

Image de l'article 5 astuces sur Google Calendar

Si vous n’avez pas encore découvert l’agenda Google, je vous invite à le faire tout de suite par ici https://calendar.google.com

Pour les connaisseurs, on vous donne 5 astuces pour optimiser l’utilisation de votre agenda Google.

 

1. Afficher un ou plusieurs jours précis :

Pour afficher l’ensemble des événements d’un jour ou de plusieurs jours précis, afin de voir clairement vos disponibilités, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de l’agenda miniature situé en haut à gauche de votre écran sur Google Calendar.

Il vous suffit de cliquer sur la date que vous souhaitez afficher en grand, ou bien de maintenir enfoncer une date et de faire glisser votre souris sur l’ensemble des dates que vous souhaitez afficher. Le calendrier se modifie instantanément pour afficher les dates sélectionnées.

 

2. Les raccourcis claviers pour vous faire gagner du temps :

Les raccourcis dans l’agenda :

  • c = créer un événement
  • t = revenir à la date du jour
  • d = vue jour
  • w = vue à la semaine
  • m = vue au mois
  • x = vue 4 jours
  • a = vue planning  
  • j = précédent (pour naviguer entre les dates)
  • k = suivant (pour naviguer entre les dates)

Les deux commandes :

  • Ctrl+z = annuler la dernière action
  • Ctrl+p = imprimer

Fonctionnent sur votre calendrier également.

 

3. Activer des alertes :

Vous pouvez activer des notifications pour chacun de vos événements ou rendez-vous afin de ne pas les oublier. Rendez vous dans les paramètres, cliquez sur l’agenda dont vous voulez activer les notifications. Puis à la ligne Notifications relatives à un événement, cliquez sur Ajouter une notification. Vous avez la possibilité de créer plusieurs notifications, par exemple 1 jours avant l’événement et une autre notification 10min avant l’événement.

 

Il est également possible de créer des notifications différentes pour les événements qui durent toute une journée, appelés dans Google Agenda des événements “Toute la journée”. Pour ajouter des notifications pour ce type d’événement, rendez vous dans les paramètres, cliquer sur l’agenda concerné puis cliquez sur la ligne Notifications des événements « Toute la journée » pour ajouter les notifications dont vous avez besoin.

 

4. Recevoir votre planning par e-mail :

Pour poursuivre dans les notifications, Google donne la possibilité de recevoir un récapitulatif de vos rendez-vous, tous les jours à 5h du matin. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans les paramètres, de cliquer sur l’agenda concerné afin de l’afficher, puis cliquez sur la ligne notifications générales. Sur la ligne Planning quotidien, sélectionnez E-mail

 

5. Afficher tous vos agendas et/ou ceux de vos collègues :

Afin de voir clairement vos disponibilités, vous pouvez afficher l’ensemble de vos calendriers et ceux de vos collègues. Vous pouvez ajouter directement les agendas qui sont sur le même nom de domaine que vous et demander un droit d’affichage aux autres agendas. Ceux-ci pourront alors choisir si vous pouvez consulter le détails de leurs rendez-vous ou bien si vous ne pouvez que voir les plages horaires occupées.

Pour ajouter un agenda, il vous suffit de renseigner l’adresse mail de la personne concernée dans l’encart juste en dessous de l’agenda miniature à gauche de votre interface.


Voir plusieurs agendas côte à côte : vous pouvez enfin afficher votre agenda et celui de vos collègues (par exemple) en parallèle, en mode d’affichage Jour. C’est très pratique, notamment en entreprise, pour caler une réunion.

 

 

Sources :
Article de Google, consulté le 18/06/2018 : https://gsuite.google.com/intl/fr/products/calendar/
Article sur le Blog du Modérateur, le 14 janvier 2013, par Thomas Coëffé : https://www.blogdumoderateur.com/astuces-google-agenda/
Article sur Arobase, le 9 mai 2016 : https://www.arobase.org/gmail/astuces-google-agenda.htm

Comment organiser une réunion efficacement ?

Image article Comment organiser une réunion efficacement ?

Mauvaise préparation, objectifs oubliés, retard et attribution des rôles confus… Vos réunions vous semblent interminables et inefficaces ? Nous vous donnons quelques conseils pour organiser des réunions efficaces.

 

1. Définir des objectifs précis pour votre réunion 

 

Des réunions de travail on en a beaucoup dans la journée. Mais pour que chaque participant comprenne bien l’utilité et l’objectif de la réunion, il est important de les définir et de les exposer dans un ordre du jour. Définissez celui-ci de manière claire en détaillant les thèmes qui seront abordés à la réunion.

 

2. Bien choisir les participants 

 

Vous ne vous êtes jamais dit que cette réunion ne vous avait servi à rien ? Pour éviter cela, vous pouvez convier certains participants pour une partie de la réunion seulement, afin d’éviter de les voir s’ennuyer et bâiller pendant le reste de la réunion.

Prévenez également suffisamment à l’avance les participants de votre réunion, pour qu’ils puissent se préparer. Vous pouvez également indiquer à chacun les questions sur lesquelles vous souhaitez qu’ils interviennent, ils se prépareront d’autant plus. Cela évitera que les participants ne se présentent à la réunion avec uniquement un carnet de notes et un stylo sans vraiment savoir de quoi vous allez parler.

Nous vous conseillons également de ne pas organiser de réunion avec plus de 8 à 10 personnes, pour que tout le monde puisse intervenir et éviter des débordements.

 

3. Définir le lieu et l’heure 

 

Le lieu d’accueil de la réunion est important pour que les participants s’y sentent bien. Il faut préférer les salles lumineuses et éviter celles sans fenêtre, car cela fatigue les yeux. On choisit une salle de réunion plutôt qu’un bureau pour ne pas se sentir à l’étroit.

Les tables en forme de U sont très opportunes pour une réunion, car elles permettent à l’ensemble des participants de se voir.

Enfin, pour l’heure de la réunion, évitez le créneau de 14 à 15h, car c’est le moment de la digestion et vous risquez d’avoir une réunion ralentie par l’envie générale d’une sieste.

 

Il faut bien évidemment penser à prévoir un lieu pour votre réunion, une salle de réunion au sein de l’entité où vous travaillez semble le plus opportun.

Pensez également à envoyer le lieu et l’heure de la réunion à l’ensemble des participants, en vérifiant au préalable que les personnes indispensables à cette réunion seront disponibles au créneau que vous avez choisi. Un e-mail d’information peut servir d’invitation à la réunion mais celui-ci est souvent oublié, il est alors préférable d’envoyer un rappel peu de temps avant la réunion. Vous pouvez également utiliser d’autres outils de gestion pour informer les participants de la réunion, n’importe quel outil de travail en équipe, ou bien des calendriers partagés dans une même entreprise, ou bien des outils de planification de rendez-vous comme MyGladys.

 

4. Définir une durée

Dans tous les agendas, la durée d’un rendez-vous est situé entre 30 minutes et 1 heure. Pour accentuer l’efficacité d’un rendez-vous, il est primordial de veiller à ce que le temps accordé par chacun soit respecté pour que l’objectif de la réunion soit répondu avant la fin de la réunion. Cela permet de responsabiliser chaque intervenant en les forçant à résumer l’essentiel.

 

Vous pouvez même nommer un responsable du temps qui sera chargé de veiller à ce que chaque partie de l’ordre du jour puisse être traitée dans les délais impartis. Vous éviterez ainsi les écueils. Tous les hors sujets pourront être annotés afin d’être traités lors d’une réunion ultérieure.

 

5. Préparer sa réunion

Dans un second temps, nous vous invitons à préparer tout document qui pourra servir pendant la réunion (dossier, présentation à projeter, échantillons de produits, …). Il vous faudra également vérifier dans la salle de réunion que les supports qui vous sont nécessaires (projecteur, tableau blanc, …) sont opérationnels.

Enfin, souvenez-vous que vos supports ne font pas tout, c’est vous qui animez votre réunion, vous devez réussir à capter l’attention de tout le monde, pour que votre réunion soit la plus efficace.

 

AVEC MYGLADYS

Notre outil MyGladys vous permet d’organiser vos réunions en quelques instants. Mais surtout vous avez la possibilité, dans la 3ème étape du processus de prise de rendez-vous, de sélectionner les personnes qui sont indispensables à votre réunion. Dans le cas où aucun créneau ne conviendrait à l’ensemble de l’équipe conviée à la réunion, les disponibilités de ces personnes indispensables seront priorisées par MyGladys.

 

A présent vous avez toutes les clés pour organiser des réunions plus efficaces !

 

 

Sources :
– Cavelier, J. (2008). Mise à jour Guillard, S. (2016). 7 conseils pour organiser une réunion efficace. Repéré à http://www.chefdentreprise.com/Thematique/rh-management-1026/Breves/conseils-organiser-reunion-efficace-301601.htm
– Boyer, S. (n.a.). Comment organiser une réunion de travail efficace ?. Repéré à https://www.nutcache.com/fr/blog/comment-organiser-une-reunion-de-travail-efficace/

Comment gagner du temps en automatisant ses prises de rendez-vous ?

Image de l'article Comment gagner du temps en automatisant ses prises de rendez-vous ?

Dans votre journée au bureau, vous effectuez de nombreuses tâches répétitives. Des tâches souvent lassantes et qui vous donnent l’impression de perdre votre temps. Alors comment faciliter ces tâches et rendre votre journée plus efficace ? Notre réponse : l’automatisation !

 

Pourquoi automatiser la planification de ses rendez-vous ?

 

Les tâches qui n’ont pas une forte valeur ajoutée dans une journée de travail, donnent souvent l’impression de perdre son temps avec des choses futiles, alors qu’on aimerait bien se concentrer sur l’essentiel.

L’automatisation permet de se débarrasser de ces tâches comme la planification de rendez-vous. Vous pourrez ainsi mieux vous concentrer sur la préparation de votre rendez-vous et moins sur sa planification.

 

Chez MyGladys on évalue 5 avantages à automatiser ses prises de rendez-vous :

1 . Les risques de quiproquo ou d’erreurs dans l’agenda sont diminués

2 . La communication interne et externe est simplifiée

3 . La dématérialisation permet un meilleur suivi. Les potentiels dysfonctionnements dans les processus de l’entreprise peuvent être améliorés efficacement

4 . La synchronisation et la prise de décision des collaborateurs est plus rapide

5 . Les salariés se concentrent uniquement sur les tâches qui ont une valeur ajoutée : plus de temps pour préparer sa réunion, valorisation du travail effectué

 

Comment ça fonctionne ?

 

Le principe de base est de vous éviter les nombreux échanges d’e-mails et d’appels téléphoniques pour trouver un créneau qui convient à tous vos invités.

Vous pouvez trouver de nombreux outils qui vous permettent soit de donner des créneaux et de laisser vos invités voter, soit de partager vos disponibilités qui sont disponibles directement dans votre agenda.

Chez MyGladys nous souhaitons vous simplifier la tâche au maximum. Notre outil vous permet de faire automatiquement matcher vos disponibilités avec celles de tous vos invités. MyGladys prend également en compte vos préférences (matin, heure du déjeuner, lieu, etc.) pour vous proposer en quelques secondes le créneau idéal pour votre rendez-vous. Elle envoi automatiquement les invitations à tous les participants, vous n’avez plus qu’à confirmer le rendez-vous.

Le créneau est automatiquement réservé dans votre agenda et ceux de vos invités ce qui permet de ne pas avoir de doublons dans son agenda.

 

En outre, l’automatisation permet de réduire le temps consacré à la planification de rendez-vous. Cependant, cette automatisation doit être programmée et réglée par vos soins au préalable pour un meilleur fonctionnement.

Mieux vous configurez au départ moins vous aurez de temps à y consacrer par la suite. Les plateformes qui vous permettent d’automatiser la prise de rendez-vous sont donc des outils.

 

Perd-t-on en qualité d’exécution ?

 

Et bien tout dépend de votre outil et de votre utilisation de celui-ci. Comme indiqué précédemment plus votre outil sera configuré selon votre utilisation et vos préférences, mieux celui-ci fonctionnera.

Par exemple, avec MyGladys, vous pouvez configurer vos préférences pour votre rendez-vous (créneaux : matin, midi, soir, etc. ; l’intervalle entre les rendez-vous, etc.). Vous pouvez également renseigner vos prochaines indisponibilités et les rendre récurrente (par exemple mercredi de 9h à 10h pour votre cours de peinture), et ainsi ces créneaux horaires seront indisponibles pour vos contacts. Le petit plus est d’également configurer votre profil en ajoutant votre poste, l’entreprise dans laquelle vous travaillez, ainsi que l’adresse postale, ce qui permettra à la plateforme de vous proposer des rendez-vous directement sur votre lieu de travail et vous évitera de remplir à chaque fois le lieu si celui-ci ne change pas.

Sans tous ces réglages, la plateforme vous proposera des créneaux horaires avec les informations dont elle dispose, mais cela vous demandera parfois de vérifier que le créneau vous correspond bien.

 

La prise en mains de ses outils est souvent très simple et peut vous simplifier l’organisation quotidienne de votre planning. Chez MyGladys, vous pouvez contacter un accompagnateur dédié lors de votre période d’essai pour utiliser au mieux toutes les fonctionnalités de la plateforme.

 

Alors n’attendez plus, automatisez vos prises de rendez-vous et restez concentré sur l’essentiel !

 

Sources :
– Bélorgey, P. (2017). La boite à outils de la gestion du temps. Repéré à  http://www.ecommercemag.fr/Thematique/methodologie-1247/ficheoutil/5-astuces-gain-de-temps-en-bureautique-324977.htm#4d9CUTcyfIXvSvOq.97
– Documents et études internes MyGladys

Une nouvelle identité graphique pour MyGladys

Parce que la seconde version de MyGladys vient de pointer le bout de son nez, et parce que c’est la nouvelle année on a eu envie de partager avec vous notre nouvelle identité. Nos idées se sont entremêlées afin d’être rythmé par une seule et même pensée : la saisonnalité.

 

 

 

 

 

 

 

 

Pourquoi ?
Se fondre dans l’environnement d’une entreprise et faire partie du quotidien de nombreux salariés, ce sont nos objectifs. Aujourd’hui, une startup doit se construire une image de marque reconnaissable et en accord avec ses valeurs. Evoluant sur un marché en perpétuel mouvement, MyGladys articule son identité graphique autour des deux temps forts de l’année, les saisons chaudes et froides.

Ayant pour vocation de s’ancrer dans les habitudes professionnelles de ses clients, MyGladys illustre sa prise de parole par une tendance, agile et dans l’air du temps, le salarié doit être transporté dans une ambiance. Casser la routine et nous fondre dans l’environnement de l’entreprise ce sont nos principaux objectifs.

Toute l’année nous vous accompagnons afin de faciliter vos prises de rendez-vous.

#MakeGoodThings

Et vous, quelles sont vos résolutions pour 2019 ?

Nous espérons que vous avez passé de bonnes fêtes de fin d’année.

L’année 2019 commence et avec elle de nombreuses choses à programmer : Le prochain déjeuner avec M. Martin, le pot d’arrivée de Géraldine au service informatique, la réunion pour le lancement de votre application mis février, etc, tout se bouscule dans votre agenda.

Image article Bonnes résolutions 2019 : bien gérer son agenda

Et si vous preniez enfin la résolution de tenir votre agenda à jour ?

MyGladys vous donne quelques astuces pour bien commencer l’année :

  1.  Bien noter chaque rendez-vous : le lieu, le nom et prénom des participants et un moyen de les contacter : numéro de téléphone ou adresse mail
  2.  Renseignez dès maintenant dans votre agenda tous les anniversaires à ne pas oublier
  3.  Prévoir des rappels
  4.  Synchroniser votre agenda personnel et votre agenda professionnel pour toujours avoir une vision précise de vos disponibilités
  5.  Gardez-vous des plages horaires de répit (le mercredi de 16h à 17h pour aller à la piscine)

 

Chez MyGladys chacun à pris ses résolutions :

Lucas :

“Continuer de manger trop gras, trop sucré, trop salé, comme ça je suis sûre de les tenir”

Etienne M. :

“Essayer de faire du sport” (On croit tous en toi Etienne 💪)

Lounes :

“Passer mon permis de conduire”

Etienne G. :

“Sortir au moins une fois par semaine avec toute l’équipe !” (A intégrer dans nos agendas ✍)

Lucie :

“M’entraîner assez pour courir un marathon”

Jérémy :

« Dormir plus et mieux quand je suis chez moi, pour revenir encore plus efficace au boulot »

Anthony :

“Profitez de mon temps libre pour faire les choses que j’aime” 

Anne Sophie : 

« Me mettre au yoga »

Virgile :

“Prendre un statut auteur photographe”

Lauranne :

“Consommer plus responsable et manger mieux pour une meilleure hygiène de vie”

 

Toute l’équipe commence l’année plus motivée que jamais pour vous accompagner dans votre quotidien au bureau en vous facilitant la prise de rendez-vous.

#MakeGoodThings

N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec notre équipe pour discuter de vos besoins, en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Bouton prendre rendez-vous

Bonne année 2019 !

 

Planifier vos rendez-vous n’a jamais été aussi rapide

Image présentation mygladys

Vous avez l’impression de passer des heures chaque jour, à gérer votre boîte mail professionnelle ? Et bien c’est le cas, chaque jour un salarié passe en moyenne 2h à gérer sa boîte mail professionnelle.

 

Planifier un rendez-vous est un long processus d’échanges de mails et de coups de téléphone entre vos interlocuteurs, votre secrétaire et vous-même. Et organiser ce rendez-vous devient alors plus complexe que de se rendre à ce fameux rendez-vous.

C’est en s’appuyant sur ce besoin émergeant que nous avons créé MyGladys, un algorithme intelligent qui fait « matcher » les agendas des professionnels afin de trouver le moment idéal pour leur rendez-vous.

Grâce à MyGladys, vous n’avez plus à connaître vos indisponibilités par cœur, plus besoin d’avoir votre agenda en permanence sous la main, fini les dates de rendez-vous reportées car vous aviez oubliés que vous aviez déjà quelque chose à ce moment-là.

Grâce à MyGladys augmentez votre efficacité au travail !

 

MyGladys c’est…

1  – Des rendez-vous « one to one » et des rendez-vous de groupe

2  – 10X plus rapide que les méthodes traditionnelles

3 – 100% sécurisé : vous seul avez accès aux détails de vos indisponibilités

 

– MyGladys va vous faire gagner un temps considérable !

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, MyGladys s’adapte à vos habitudes et à vos besoins.

Alors restez concentrés sur l’essentiel !

De plus, pour une utilisation encore plus efficace, MyGladys prend en compte différents critères qui vous permettent de ne plus vous soucier des contraintes que vous pouvez connaître lors de vos prises de rendez-vous : le temps de trajet, les fuseaux horaires, les préférences utilisateurs

 

Vous souhaitez planifier un rendez-vous one to one ?

Il s’agit d’un rendez-vous entre deux personnes. Cela peut-être avec un collègue ou bien un collaborateur.

Pour planifier ce rendez-vous, il vous suffit de vous rendre sur la plateforme MyGladys ou sur le plugin, et de planifier un rdv avec la personne de votre choix. MyGladys s’occupe de trouver le créneau horaire qui vous convient à tous les deux sans aucun effort de votre part. Votre invité pourra accepter ou décliner, et vous n’aurez plus qu’à confirmer le rdv. Rien de plus simple !

 

Vous souhaitez planifier un rendez-vous de groupe ?

C’est un rendez-vous entre 3 personnes ou plus. Le rendez-vous de groupe peut être organisé avec un nombre illimité d’invités.

Pour planifier ce rendez-vous il vous suffit de vous rendre sur la plateforme MyGladys ou le plugin et de planifier le rdv avec les personnes de votre choix. Vous avez également la possibilité de choisir les invités qui seront indispensables à votre rendez-vous. Grâce à cela, si aucun créneau ne correspond à l’ensemble des invités, les disponibilités des invités indispensables seront priorisées.

MyGladys synchronise les disponibilités de tous les invités pour trouver le créneau idéal, et en seulement quelques instants. Simple et efficace !

 

Et si mon invité n’a pas MyGladys ?

Nous avons la solution ! MyGladys permet de planifier des rendez-vous externes.

Un rendez-vous externe est un rendez-vous avec une personne qui ne possède pas MyGladys. Pourtant vous pouvez quand même utiliser MyGladys pour planifier un rdv avec cette personne. Dans ce cas là MyGladys demandera à votre invité de lui communiquer ses disponibilités (en partageant son agenda ou manuellement), pour trouver le meilleur créneau.

 

– Des rendez-vous en toute confidentialité :

Dès que votre rendez-vous est terminé, ces données sont effacées de notre base de données. MyGladys n’a pas accès aux détails de votre agenda, mais détecte uniquement les plages horaires disponibles pour planifier un rendez-vous.

 

– Quelles sont nos offres ?

Nous proposons deux offres, une gratuite qui propose l’organisation de prise de rendez-vous en illimité, et une offre Premium proposant de nombreux avantages en plus de la prise de rendez-vous comme : la gestion des indisponibilités, qu’elles soient temporaires ou permanentes, la possibilité de créer une signature personnalisée et l’accès à un plugin Chrome.

Consultez nos tarifs pour découvrir tous les détails sur nos offres.

MyGladys possède des fonctionnalités ciblées sur la prise de rendez-vous à destination des petites et grandes entreprises, pour des rendez-vous organisés en one to one ou en groupe, et en interne comme en externe.

 

– Des questions ?

Pour en savoir plus sur MyGladys, vous pouvez contacter notre équipe d’experts à l’adresse suivante : contact@mygladys.fr

 

Comment améliorer l’efficacité du travail en équipe ?

Image article Comment améliorer l’efficacité du travail en équipe ?

Le travail en équipe peut s’avérer compliqué pour certains groupes de personnes. Travailler en équipe demande de la patience et de la rigueur. 

Nous vous proposons 5 points à travailler pour que votre équipe soit efficace :

 

1. Nommer un leader

Dans certains cas le leader est déjà nommé, lorsque, par exemple une équipe projet est gérée par un manager. Si ce n’est pas le cas, il est important de désigner une personne qui sera le leader du groupe.

Celui-ci aura pour tâche, de coordonner les membres de l’équipe et de faire avancer le groupe lorsqu’il y a un blocage. Le leader ne doit cependant pas s’octroyer tous les droits et émettre des décisions seul sans prendre en compte l’avis de chacun. Mais il doit pouvoir réguler les avis afin de faire ressortir la meilleure décision.

Le leader doit également faire confiance à l’ensemble des membres du groupe pour que chacun puisse travailler en autonomie sans avoir l’impression d’être sous l’autorité de ce leader. Celui-ci doit pouvoir fédérer l’équipe et ainsi motiver son engagement.

 

2. Définir des objectifs précis

Les objectifs à atteindre doivent être précis et réalisables. Pour que chacun puisse les consulter et bien les comprendre, le mieux est tout simplement de les écrire et de les rendre accessible par tous, soit digitalement sur une plateforme de partage soit sur papier et afficher dans l’espace de travail.

Mais il faut bien distinguer les objectifs de l’équipe et les objectifs de chacun des collaborateurs. Car chaque membre de l’équipe doit également avoir des objectifs correspondant à la tâche qui lui est confiée. Cela permet de mieux comprendre l’utilité de sa tâche et son rôle dans le groupe projet.

3. Organiser les tâches de façon claire

Il est important de définir clairement qui fait parti de l’équipe, pour quelles raisons, mais aussi quel est le rôle de chacun au sein de l’équipe. Cela permet d’être plus efficace dans sa tâche.

Une bonne organisation des tâches de chacun permet de ne pas avoir deux personnes qui réalisent le même travail en doublons, mais que chaque membre soit complémentaire.

 

4. Permettre une bonne communication

Bien sûr, pour une bonne organisation, il faut une bonne communication.

Il est important notamment de prévoir des points réguliers. Ceux-ci peuvent être quotidien ou hebdomadaire suivant le type de projet et l’avancement de celui-ci. Lorsque la taille de l’équipe est importante, il est préférable d’espacer les points. Car ces réunions risquent d’être longue et de faire perdre du temps à chacun des collaborateurs. Privilégiez les points par pôle, par exemple les personnes travaillant sur l’application mobile du projet, se regroupent quotidiennement pour faire le point sur les avancements et les potentiels blocages.

Une bonne communication dans une équipe c’est également être capable de prendre en considération les idées et les avis de chacun pour faire fructifier le projet. Il faut savoir écouter les autres et accepter les avis et les méthodes différentes des siennes, pour pouvoir avancer ensemble. Cela permet d’être plus constructif et par conséquent d’enrichir le projet.

 

5. Créer une cohésion

Il est important de créer un esprit d’équipe afin que chaque collaborateur avance vers le même objectif sans entraver le travail de l’autre. Cela nécessite de développer du respect et de la confiance entre les membres de l’équipe.

Pour cela il n’est pas nécessaire que les collaborateurs soient “les meilleures amis du monde”, mais simplement qu’ils puissent se connaître suffisamment pour oser échanger avec tous les membres du groupe et donner leurs avis sans gêne pour permettre une bonne communication. Organiser de petits moments de pause afin que les membres de l’équipe puissent se retrouver et discuter, comme par exemple autour d’une pizza au déjeuner ou dans une salle de repos pour prendre le café.

 

Chez MyGladys ?

Tous les membres se réservent le plus souvent possible un créneau dans leur agenda le midi, pour jouer à un jeu de société.

 

Sources :
– Guévin, M. (n.a.). Comment bien travailler en équipe et améliorer Radicalement vos résultats?. Repéré à https://www.nutcache.com/fr/blog/6-elements-essentiels-au-travail-dequipe/
– Valdellon, L. (2017). Pourquoi votre travail en équipe est inefficace… et comment l’améliorer ?. Repéré à https://www.wrike.com/fr/blog/pourquoi-votre-travail-en-equipe-est-inefficace-et-comment-lameliorer/
– Galiana, D. (2017). 4 façons d’améliorer le travail en équipe. Repéré à https://www.planzone.fr/blog/ameliorer-travail-equipe
– Pringuay, V. (2014). 7 conseils pour améliorer la collaboration au sein de votre équipe. Repéré à https://www.presse-citron.net/7-conseils-pour-ameliorer-la-collaboration-au-sein-de-votre-equipe/