Comment bien gérer son temps de travail ?

Vous avez l’impression qu’il n’y a pas assez d’heures dans une journée ? L’équipe MyGladys vous donne quelques conseils pour gérer au mieux son temps de travail, et éviter cernes et stress.

 

1. Ranger son bureau

 

Quoi de plus énervant que de perdre le dossier sur la refonte du blog ?

25 % d’une journée de travail est perdu à rechercher des informations. Garder son bureau rangé et organisé peut alors vous permettre de gagner du temps tout au long de votre journée de travail.

Que ce soit votre bureau physique ou le “bureau” de votre ordinateur.

Les dossiers importants d’un côté, les notes post-it de l’autre, votre to do list au milieu et la photo de votre chien sur la droite.

 

2. Se faire un planning avec des délais

 

Organisez votre travail. Faire une to do list ou un planning vous permettra de n’oublier aucune tâche. Vous aurez ainsi une visibilité claire sur le travail qu’il vous reste à faire, et cela aura le bénéfice d’apaiser votre stress. Un planning permet d’organiser ce que vous aurez à faire chaque jour, mais tout le monde n’arrive pas à aussi bien planifier ses journées, cela va dépendre de votre travail et de votre personnalité. Sinon, vous pouvez tout simplement faire une to do list accompagnée des deadlines pour que chaque tâche soit faite à temps.

Cependant attention, l’être humain à une forte tendance à la procrastination, veillez à ne pas tout faire à la dernière minute, vous risquez de vous noyer sous le travail. Méthodologie et organisation, sont les maîtres mots d’un bon planning.

 

3. Prendre des notes, être attentif

 

En effet une information mal comprise, ou mal enregistrée, parce que vous n’écoutiez que d’une oreille, ou avez survolé l’e-mail d’un seul oeil, peut entraîner des erreurs. Chaque semaine, 42 % des employés se trompent et utilisent des informations erronées. Être attentif peut alors vous faire gagner du temps, en évitant de rappeler votre client, ou en recherchant le mail mal lu.

Prendre des notes permet de retrouver rapidement les informations que vous pourriez avoir oubliées.

 

4. Ecouter le rythme de la journée

 

Oui, notre corps et notre cerveau ont leurs humeurs. Il est important d’écouter son rythme pour planifier les tâches de sa journée.

A chacun son rythme, mais il y a des généralités tout de même :

-Nous sommes plus concentrés le matin : idéal pour les tâches importantes.

-De 13h à 15h vous êtes en digestion, le corps est donc très fatigué : évitez les réunions, et les tâches importantes. Si vous pouvez prendre un moment pour vous, c’est l’idéal pour fermer les yeux 20 petites minutes.

 

5. Eloigner les distractions

 

Un message de Pauline sur votre téléphone, et vous avez décroché de ce que vous étiez en train de faire. Votre téléphone, les réseaux sociaux, Josselin qui raconte son week-end au fond de l’open space, les distractions sont nombreuses. Il faut savoir parfois se couper des autres pour se consacrer à son travail et être plus efficace. Car en effet il vous faut 25 minutes pour retrouver votre concentration complète après une interruption.

Si votre téléphone n’est pas votre outil de travail vous pouvez, par exemple, le mettre en silencieux et le ranger dans votre sac ou votre veste, le temps d’une tâche pour la réaliser avec efficacité. Si vous n’avez pas de bureau fermé vous pouvez également mettre des écouteurs avec de la musique (de la musique classique pour ne pas être déconcentré par les paroles) et ainsi vous couper des autres pendant une durée définie.

Plus simplement éviter d’ouvrir des onglets pour vos réseaux sociaux sur vos téléphones, pour éviter la tentation de regarder.

 

6. Perdre du temps pour en gagner

 

Faite une pause, reposez votre esprit, pour être plus efficace après. Il faut parfois souffler pour reprendre plus motivé. Faites des pauses, discutez avec vos collègues.

 

CHEZ MYGLADYS

La pause de midi est sacrée. On mange tous ensemble et on prend le temps de jouer (à Fifa, au président, au Time’s up).

Dans notre open space, on échange beaucoup avec l’outil Slack pour éviter de gêner tout le monde.  

 

Sources :
IDC, The High Cost Of Not Finding Information (2001)
Accenture Information Management Service (2007)
The New York Times, A Focus on Distraction (2013)

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