Comment gagner du temps en automatisant ses prises de rendez-vous ?

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Dans votre journée au bureau, vous effectuez de nombreuses tâches répétitives. Des tâches souvent lassantes et qui vous donnent l’impression de perdre votre temps. Alors comment faciliter ces tâches et rendre votre journée plus efficace ? Notre réponse : l’automatisation !

 

Pourquoi automatiser la planification de ses rendez-vous ?

 

Les tâches qui n’ont pas une forte valeur ajoutée dans une journée de travail, donnent souvent l’impression de perdre son temps avec des choses futiles, alors qu’on aimerait bien se concentrer sur l’essentiel.

L’automatisation permet de se débarrasser de ces tâches comme la planification de rendez-vous. Vous pourrez ainsi mieux vous concentrer sur la préparation de votre rendez-vous et moins sur sa planification.

 

Chez MyGladys on évalue 5 avantages à automatiser ses prises de rendez-vous :

1 . Les risques de quiproquo ou d’erreurs dans l’agenda sont diminués

2 . La communication interne et externe est simplifiée

3 . La dématérialisation permet un meilleur suivi. Les potentiels dysfonctionnements dans les processus de l’entreprise peuvent être améliorés efficacement

4 . La synchronisation et la prise de décision des collaborateurs est plus rapide

5 . Les salariés se concentrent uniquement sur les tâches qui ont une valeur ajoutée : plus de temps pour préparer sa réunion, valorisation du travail effectué

 

Comment ça fonctionne ?

 

Le principe de base est de vous éviter les nombreux échanges d’e-mails et d’appels téléphoniques pour trouver un créneau qui convient à tous vos invités.

Vous pouvez trouver de nombreux outils qui vous permettent soit de donner des créneaux et de laisser vos invités voter, soit de partager vos disponibilités qui sont disponibles directement dans votre agenda.

Chez MyGladys nous souhaitons vous simplifier la tâche au maximum. Notre outil vous permet de faire automatiquement matcher vos disponibilités avec celles de tous vos invités. MyGladys prend également en compte vos préférences (matin, heure du déjeuner, lieu, etc.) pour vous proposer en quelques secondes le créneau idéal pour votre rendez-vous. Elle envoi automatiquement les invitations à tous les participants, vous n’avez plus qu’à confirmer le rendez-vous.

Le créneau est automatiquement réservé dans votre agenda et ceux de vos invités ce qui permet de ne pas avoir de doublons dans son agenda.

 

En outre, l’automatisation permet de réduire le temps consacré à la planification de rendez-vous. Cependant, cette automatisation doit être programmée et réglée par vos soins au préalable pour un meilleur fonctionnement.

Mieux vous configurez au départ moins vous aurez de temps à y consacrer par la suite. Les plateformes qui vous permettent d’automatiser la prise de rendez-vous sont donc des outils.

 

Perd-t-on en qualité d’exécution ?

 

Et bien tout dépend de votre outil et de votre utilisation de celui-ci. Comme indiqué précédemment plus votre outil sera configuré selon votre utilisation et vos préférences, mieux celui-ci fonctionnera.

Par exemple, avec MyGladys, vous pouvez configurer vos préférences pour votre rendez-vous (créneaux : matin, midi, soir, etc. ; l’intervalle entre les rendez-vous, etc.). Vous pouvez également renseigner vos prochaines indisponibilités et les rendre récurrente (par exemple mercredi de 9h à 10h pour votre cours de peinture), et ainsi ces créneaux horaires seront indisponibles pour vos contacts. Le petit plus est d’également configurer votre profil en ajoutant votre poste, l’entreprise dans laquelle vous travaillez, ainsi que l’adresse postale, ce qui permettra à la plateforme de vous proposer des rendez-vous directement sur votre lieu de travail et vous évitera de remplir à chaque fois le lieu si celui-ci ne change pas.

Sans tous ces réglages, la plateforme vous proposera des créneaux horaires avec les informations dont elle dispose, mais cela vous demandera parfois de vérifier que le créneau vous correspond bien.

 

La prise en mains de ses outils est souvent très simple et peut vous simplifier l’organisation quotidienne de votre planning. Chez MyGladys, vous pouvez contacter un accompagnateur dédié lors de votre période d’essai pour utiliser au mieux toutes les fonctionnalités de la plateforme.

 

Alors n’attendez plus, automatisez vos prises de rendez-vous et restez concentré sur l’essentiel !

 

Sources :
– Bélorgey, P. (2017). La boite à outils de la gestion du temps. Repéré à  http://www.ecommercemag.fr/Thematique/methodologie-1247/ficheoutil/5-astuces-gain-de-temps-en-bureautique-324977.htm#4d9CUTcyfIXvSvOq.97
– Documents et études internes MyGladys

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