Comment gérer ses rendez-vous ?

Dès lors que nos rendez-vous et réunions professionnels prennent une part importante dans notre emploi du temps, la gestion de ceux-ci devient une tâche à part entière qui prend de la place sur notre temps de travail. On a alors l’impression d’être moins efficace, car c’est une tâche qui n’a pas de valeur ajoutée directe.

 

Organiser son agenda entre les rendez-vous, le temps de travail, trouver un créneau qui convient à tout le monde et qui permet de respecter les délais du projet, intégrer les imprévus… Voici quelques règles pour gagner en efficacité :

 

1 – Proposer des créneaux de rendez-vous l’après-midi en priorité. Car on est plus concentré et efficace le matin pour travailler seul sur nos tâches.

 

2 – Limiter la durée de nos rendez-vous, car au-delà d’une heure de rendez-vous, 80 % du temps n’a que peu de valeur ajoutée.

 

3 – Penser à proposer des rendez-vous autour d’un déjeuner, selon la nature du rendez-vous bien sûr. Surtout avec les personnes bavardes, pour éviter de trop empiéter sur les heures les plus productives de notre agenda.

 

4 – Accorder des rendez-vous vraiment très courts, de 15 à 30 min pour nous forcer nous et notre interlocuteur à bien préparer le rendez-vous et à aller à l’essentiel.

 

5 – Se garder deux à trois créneaux horaires de libre dans sa semaine pour les imprévus.

 

6 – Préparer ses rendez-vous. Afin de ne pas oublier de point important, qui nous obligerait à reprendre un rendez-vous avec le ou les même(s) interlocuteur(s).

 

7 – Oser reporter un rendez-vous en cas d’urgence. Faites attention tout de même à ne pas reporter plusieurs fois un même rendez-vous, cela reviendrait à dire à la personne “tu n’es pas prioritaire”.

 

8 – Proposer des rendez-vous par téléphone ou par Skype, avec les personnes qui ont un emploi du temps trop chargé. Car en général ces rendez-vous-là durent moins longtemps, et il n’y a pas besoin de se garder du temps pour se déplacer.

 

9 – Déléguer la tâche de prise de rendez-vous à un assistant(e).

Cependant, tout le monde n’a pas la chance de pouvoir s’appuyer sur un assistant(e). Vous pouvez déléguer la gestion de votre agenda et de la prise de vos rendez-vous à un outil virtuel. Celui-ci vous aidera tout au mieux à gérer plus efficacement l’organisation de vos rendez-vous.

 

Chez MyGladys ?

On utilise l’outil MyGladys bien sûr. En respectant les règles émises ci-dessus, l’utilisation de MyGladys est optimale et la gestion de nos rendez-vous grandement simplifiée.

 

MyGladys trouve automatiquement les créneaux horaires en commun à tous les participants. L’algorithme prend également en compte vos préférences (durée, moment, indisponibilités permanentes ou temporaires). Puis, l’envoi des invitations est automatique. Il vous suffit de checker vos e-mails pour suivre les réponses de vos interlocuteurs et confirmer le rendez-vous.

 

N’hésitez pas à nous écrire à besoindaide@mgladys.fr pour discuter de vos besoins, ou pour toute question concernant l’outil MyGladys.

 

Sources :
-Gestion du temps : l’art d’organiser ses rendez-vous astucieusement, P.Bélorgey (2017). Le Blog de l’efficacité professionnelle.
– 10 Conseils pour apprendre à s’organiser. (2017). Capital avec Management.

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