Comment organiser une réunion efficacement ?

Image article Comment organiser une réunion efficacement ?

Mauvaise préparation, objectifs oubliés, retard et attribution des rôles confus… Vos réunions vous semblent interminables et inefficaces ? Nous vous donnons quelques conseils pour organiser des réunions efficaces.

 

1. Définir des objectifs précis pour votre réunion 

 

Des réunions de travail on en a beaucoup dans la journée. Mais pour que chaque participant comprenne bien l’utilité et l’objectif de la réunion, il est important de les définir et de les exposer dans un ordre du jour. Définissez celui-ci de manière claire en détaillant les thèmes qui seront abordés à la réunion.

 

2. Bien choisir les participants 

 

Vous ne vous êtes jamais dit que cette réunion ne vous avait servi à rien ? Pour éviter cela, vous pouvez convier certains participants pour une partie de la réunion seulement, afin d’éviter de les voir s’ennuyer et bâiller pendant le reste de la réunion.

Prévenez également suffisamment à l’avance les participants de votre réunion, pour qu’ils puissent se préparer. Vous pouvez également indiquer à chacun les questions sur lesquelles vous souhaitez qu’ils interviennent, ils se prépareront d’autant plus. Cela évitera que les participants ne se présentent à la réunion avec uniquement un carnet de notes et un stylo sans vraiment savoir de quoi vous allez parler.

Nous vous conseillons également de ne pas organiser de réunion avec plus de 8 à 10 personnes, pour que tout le monde puisse intervenir et éviter des débordements.

 

3. Définir le lieu et l’heure 

 

Le lieu d’accueil de la réunion est important pour que les participants s’y sentent bien. Il faut préférer les salles lumineuses et éviter celles sans fenêtre, car cela fatigue les yeux. On choisit une salle de réunion plutôt qu’un bureau pour ne pas se sentir à l’étroit.

Les tables en forme de U sont très opportunes pour une réunion, car elles permettent à l’ensemble des participants de se voir.

Enfin, pour l’heure de la réunion, évitez le créneau de 14 à 15h, car c’est le moment de la digestion et vous risquez d’avoir une réunion ralentie par l’envie générale d’une sieste.

 

Il faut bien évidemment penser à prévoir un lieu pour votre réunion, une salle de réunion au sein de l’entité où vous travaillez semble le plus opportun.

Pensez également à envoyer le lieu et l’heure de la réunion à l’ensemble des participants, en vérifiant au préalable que les personnes indispensables à cette réunion seront disponibles au créneau que vous avez choisi. Un e-mail d’information peut servir d’invitation à la réunion mais celui-ci est souvent oublié, il est alors préférable d’envoyer un rappel peu de temps avant la réunion. Vous pouvez également utiliser d’autres outils de gestion pour informer les participants de la réunion, n’importe quel outil de travail en équipe, ou bien des calendriers partagés dans une même entreprise, ou bien des outils de planification de rendez-vous comme MyGladys.

 

4. Définir une durée

Dans tous les agendas, la durée d’un rendez-vous est situé entre 30 minutes et 1 heure. Pour accentuer l’efficacité d’un rendez-vous, il est primordial de veiller à ce que le temps accordé par chacun soit respecté pour que l’objectif de la réunion soit répondu avant la fin de la réunion. Cela permet de responsabiliser chaque intervenant en les forçant à résumer l’essentiel.

 

Vous pouvez même nommer un responsable du temps qui sera chargé de veiller à ce que chaque partie de l’ordre du jour puisse être traitée dans les délais impartis. Vous éviterez ainsi les écueils. Tous les hors sujets pourront être annotés afin d’être traités lors d’une réunion ultérieure.

 

5. Préparer sa réunion

Dans un second temps, nous vous invitons à préparer tout document qui pourra servir pendant la réunion (dossier, présentation à projeter, échantillons de produits, …). Il vous faudra également vérifier dans la salle de réunion que les supports qui vous sont nécessaires (projecteur, tableau blanc, …) sont opérationnels.

Enfin, souvenez-vous que vos supports ne font pas tout, c’est vous qui animez votre réunion, vous devez réussir à capter l’attention de tout le monde, pour que votre réunion soit la plus efficace.

 

AVEC MYGLADYS

Notre outil MyGladys vous permet d’organiser vos réunions en quelques instants. Mais surtout vous avez la possibilité, dans la 3ème étape du processus de prise de rendez-vous, de sélectionner les personnes qui sont indispensables à votre réunion. Dans le cas où aucun créneau ne conviendrait à l’ensemble de l’équipe conviée à la réunion, les disponibilités de ces personnes indispensables seront priorisées par MyGladys.

 

A présent vous avez toutes les clés pour organiser des réunions plus efficaces !

 

 

Sources :
– Cavelier, J. (2008). Mise à jour Guillard, S. (2016). 7 conseils pour organiser une réunion efficace. Repéré à http://www.chefdentreprise.com/Thematique/rh-management-1026/Breves/conseils-organiser-reunion-efficace-301601.htm
– Boyer, S. (n.a.). Comment organiser une réunion de travail efficace ?. Repéré à https://www.nutcache.com/fr/blog/comment-organiser-une-reunion-de-travail-efficace/

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *