Gérer ses projets : quelles méthodes pour être efficace ?

Vous souhaitez obtenir des conseils et méthodes afin de mener à bien le projet que l’on vous a confié ? Et bien aujourd’hui l’équipe MyGladys vous présente des moyens simples et efficaces pour vous sentir à l’aise avec la planification de vos projets.

 

Les principales étapes pour bien démarrer

 

La planification d’un projet se déroule en plusieurs temps :

  • – définir les objectifs
  • – définir la liste des tâches
  • – définir un ordre logique pour ces tâches
  • – estimer un délais pour chacune des tâches
  • – prévoir les contraintes de chaque tâches
  • – estimer les ressources nécessaires à chaque tâche
  • – se fixer des dead line tout au long du projet

Ces étapes vous permettront de suivre de près l’avancée de votre projet, pour être préparé et ainsi limiter le stress des imprévus.

 

Des outils de gestion de projet

Il existe de nombreux logiciels plus ou moins complexes spécialisés dans la gestion de projet, en voici quelques uns :

  • MS Project, à destination des gros projets (excellent mais difficile)
  • BaseCampHQ (simple et complet)
  • RedMine (gratuit et simple)
  • Wrike (simple et complet)
  • Asana (très bien mais complexe)
  • Slack, un outil de travail collaboratif qui vient compléter les précédents logiciels.

Ces outils vous aideront tout au long de votre projet et même après. Ils vous seront très utile dans votre organisation et dans vos anticipations.

 

Chez MyGladys on utilise Slack, mais notre petit indispensable est bien sur Jira. le mastodonte des gestionnaires de projet web, qui nous permet de faire évoluer notre plateforme en méthode Agile.

 

Des méthodes reconnues

Afin de mener à bien votre projet de A à Z, il est crucial de respecter vos délais, vos ressources ainsi que votre budget. Il existe différentes méthodes qui sont utilisées dans de nombreuses entreprises. Nous allons vous citer celles qui nous semblent les plus pertinentes.

Il y a tout d’abord, les méthodes les plus traditionnelles, pour lesquelles les étapes doivent être réalisées dans l’ordre l’une après l’autre, et ce en suivant un cahier des charges très précis. L’inconvénient de ces méthodes est leur manque d’agilité, en effet, elles ne laissent pas de place aux imprévus. Il faut donc bien évaluer au préalable le temps nécessaire pour chaque tâche.

 

A l’opposé, il y a les méthodes agiles, pour lesquelles, les besoins du client sont la priorité. L’équipe doit ajuster la gestion du projet en fonction de ce que le client juge prioritaire . Ces méthodes permettent une grande flexibilité. Elles sont aussi de plus en plus reconnues pour leur grande efficacité.

 

Assez proche des méthodes agiles, les méthodes adaptatives. Celles-ci sont déployées au fur et à mesure que le projet avance. Tout comme les méthodes agiles, elles leur apportent une grande flexibilité car elles permettent de s’adapter à chaque changement de situation du projet. Ces méthodes consistent à analyser les besoins du projet au fur et à mesure que celui-ci avance, cela demande un certain niveau de créativité car ce modèle impose de trouver des solutions pour s’adapter continuellement.

 

A l’inverse, les méthodes du chemin critique nécessitent une très grande rigueur. En effet, celles-ci imposent de respecter strictement les deadline fixées en amont. Ces méthodes sont assez risquées car elles n’accordent aucune flexibilité et donc aucune marge de manoeuvre.

 

Afin de trouver l’organisation la plus adéquate avec le projet, nous vous recommandons d’utiliser en parallèle le diagramme de PERT, signifiant en anglais Program Evaluation and Review. Celui-ci permet de visualiser l’ensemble des tâches listées en amont, vous permettant ainsi de comparer vos prévisions avec l’état réel de l’avancement dans votre projet. Ce diagramme permet ainsi d’avoir une idée du temps minimal nécessaire pour finaliser votre projet.

 

Des méthodes de management

Manager demande de nombreuses responsabilités et qualités essentielles pour trouver un juste équilibre entre déléguer, informer et motiver. Le bon manager doit s’assurer que son équipe soit dans les meilleures conditions de travail pour assurer une bonne entente et un niveau de travail soutenable pour atteindre une productivité maximale.

 

Nous allons vous présenter succinctement deux méthodes de management qui pourront vous aider à planifier votre projet.

 

PRINCE2, signifiant en anglais PRojects IN Controlled Environment, version 2, par exemple, est une méthode de management concrète, structurée et souple à la fois. Elle peut se déployer pour tous types projets. Cette méthode prend en compte différents éléments qui composent le projet : les coûts, les délais, les risques, les bénéfices, ainsi que l’aspect qualité. L’avantage de cette méthode c’est qu’elle garantit de respecter les deadline et autres aspects vu au-dessus, tout en prévoyant des marges de manoeuvre, apportant de ce fait une plus grande sérénité et plus de confort, tout au long du projet.

 

Une seconde méthode appelée Learn Management, permet de minimiser les coûts sans pour autant perdre en qualité. Le principe est de jouer à la fois sur les coûts, la qualité, la productivité et les délais, afin d’obtenir une performance maximale. Cette méthode s’adapte plus facilement aux petites entreprises, ayant des plus petits budgets, et pour des projets d’une courte durée, afin d’obtenir les meilleurs résultats en un minimum de temps.

 

Chez MyGladys, nous avons conscience que le facteur temps est primordiale dans l’organisation des projets et de nos missions au quotidien. Force de constater leurs efficacité, nous privilégions les méthodes agiles dans notre planning de tous les jours.

 

MyGladys c’est aussi…

Un algorithme qui trouve automatiquement les créneaux horaires en commun à tous les participants. L’algorithme prend également en compte vos préférences (durée, moment, indisponibilités permanentes ou temporaires). Puis, l’envoi des invitations est automatique. Il vous suffit de checker vos e-mails pour suivre les réponses de vos interlocuteurs et confirmer le rendez-vous.

 

N’hésitez pas à nous écrire à besoindaide@mgladys.fr pour discuter de vos besoins, ou pour toute question concernant l’outil MyGladys.

 

 

Sources :

https://www.conseilsmarketing.com/promotion-des-ventes/les-5-etapes-incontournables-pour-bien-gerer-un-projet
https://www.manager-go.com/gestion-de-projet/methodes.htm  (2019) 
https://www.planzone.fr/blog/methodologies-gestion-projet (2017)

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