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Comment organiser une réunion efficacement ?

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Mauvaise préparation, objectifs oubliés, retard et attribution des rôles confus… Vos réunions vous semblent interminables et inefficaces ? Nous vous donnons quelques conseils pour organiser des réunions efficaces.

 

1. Définir des objectifs précis pour votre réunion 

 

Des réunions de travail on en a beaucoup dans la journée. Mais pour que chaque participant comprenne bien l’utilité et l’objectif de la réunion, il est important de les définir et de les exposer dans un ordre du jour. Définissez celui-ci de manière claire en détaillant les thèmes qui seront abordés à la réunion.

 

2. Bien choisir les participants 

 

Vous ne vous êtes jamais dit que cette réunion ne vous avait servi à rien ? Pour éviter cela, vous pouvez convier certains participants pour une partie de la réunion seulement, afin d’éviter de les voir s’ennuyer et bâiller pendant le reste de la réunion.

Prévenez également suffisamment à l’avance les participants de votre réunion, pour qu’ils puissent se préparer. Vous pouvez également indiquer à chacun les questions sur lesquelles vous souhaitez qu’ils interviennent, ils se prépareront d’autant plus. Cela évitera que les participants ne se présentent à la réunion avec uniquement un carnet de notes et un stylo sans vraiment savoir de quoi vous allez parler.

Nous vous conseillons également de ne pas organiser de réunion avec plus de 8 à 10 personnes, pour que tout le monde puisse intervenir et éviter des débordements.

 

3. Définir le lieu et l’heure 

 

Le lieu d’accueil de la réunion est important pour que les participants s’y sentent bien. Il faut préférer les salles lumineuses et éviter celles sans fenêtre, car cela fatigue les yeux. On choisit une salle de réunion plutôt qu’un bureau pour ne pas se sentir à l’étroit.

Les tables en forme de U sont très opportunes pour une réunion, car elles permettent à l’ensemble des participants de se voir.

Enfin, pour l’heure de la réunion, évitez le créneau de 14 à 15h, car c’est le moment de la digestion et vous risquez d’avoir une réunion ralentie par l’envie générale d’une sieste.

 

Il faut bien évidemment penser à prévoir un lieu pour votre réunion, une salle de réunion au sein de l’entité où vous travaillez semble le plus opportun.

Pensez également à envoyer le lieu et l’heure de la réunion à l’ensemble des participants, en vérifiant au préalable que les personnes indispensables à cette réunion seront disponibles au créneau que vous avez choisi. Un e-mail d’information peut servir d’invitation à la réunion mais celui-ci est souvent oublié, il est alors préférable d’envoyer un rappel peu de temps avant la réunion. Vous pouvez également utiliser d’autres outils de gestion pour informer les participants de la réunion, n’importe quel outil de travail en équipe, ou bien des calendriers partagés dans une même entreprise, ou bien des outils de planification de rendez-vous comme MyGladys.

 

4. Définir une durée

Dans tous les agendas, la durée d’un rendez-vous est situé entre 30 minutes et 1 heure. Pour accentuer l’efficacité d’un rendez-vous, il est primordial de veiller à ce que le temps accordé par chacun soit respecté pour que l’objectif de la réunion soit répondu avant la fin de la réunion. Cela permet de responsabiliser chaque intervenant en les forçant à résumer l’essentiel.

 

Vous pouvez même nommer un responsable du temps qui sera chargé de veiller à ce que chaque partie de l’ordre du jour puisse être traitée dans les délais impartis. Vous éviterez ainsi les écueils. Tous les hors sujets pourront être annotés afin d’être traités lors d’une réunion ultérieure.

 

5. Préparer sa réunion

Dans un second temps, nous vous invitons à préparer tout document qui pourra servir pendant la réunion (dossier, présentation à projeter, échantillons de produits, …). Il vous faudra également vérifier dans la salle de réunion que les supports qui vous sont nécessaires (projecteur, tableau blanc, …) sont opérationnels.

Enfin, souvenez-vous que vos supports ne font pas tout, c’est vous qui animez votre réunion, vous devez réussir à capter l’attention de tout le monde, pour que votre réunion soit la plus efficace.

 

AVEC MYGLADYS

Notre outil MyGladys vous permet d’organiser vos réunions en quelques instants. Mais surtout vous avez la possibilité, dans la 3ème étape du processus de prise de rendez-vous, de sélectionner les personnes qui sont indispensables à votre réunion. Dans le cas où aucun créneau ne conviendrait à l’ensemble de l’équipe conviée à la réunion, les disponibilités de ces personnes indispensables seront priorisées par MyGladys.

 

A présent vous avez toutes les clés pour organiser des réunions plus efficaces !

 

 

Sources :
– Cavelier, J. (2008). Mise à jour Guillard, S. (2016). 7 conseils pour organiser une réunion efficace. Repéré à http://www.chefdentreprise.com/Thematique/rh-management-1026/Breves/conseils-organiser-reunion-efficace-301601.htm
– Boyer, S. (n.a.). Comment organiser une réunion de travail efficace ?. Repéré à https://www.nutcache.com/fr/blog/comment-organiser-une-reunion-de-travail-efficace/

Comment gagner du temps en automatisant ses prises de rendez-vous ?

Image de l'article Comment gagner du temps en automatisant ses prises de rendez-vous ?

Dans votre journée au bureau, vous effectuez de nombreuses tâches répétitives. Des tâches souvent lassantes et qui vous donnent l’impression de perdre votre temps. Alors comment faciliter ces tâches et rendre votre journée plus efficace ? Notre réponse : l’automatisation !

 

Pourquoi automatiser la planification de ses rendez-vous ?

 

Les tâches qui n’ont pas une forte valeur ajoutée dans une journée de travail, donnent souvent l’impression de perdre son temps avec des choses futiles, alors qu’on aimerait bien se concentrer sur l’essentiel.

L’automatisation permet de se débarrasser de ces tâches comme la planification de rendez-vous. Vous pourrez ainsi mieux vous concentrer sur la préparation de votre rendez-vous et moins sur sa planification.

 

Chez MyGladys on évalue 5 avantages à automatiser ses prises de rendez-vous :

1 . Les risques de quiproquo ou d’erreurs dans l’agenda sont diminués

2 . La communication interne et externe est simplifiée

3 . La dématérialisation permet un meilleur suivi. Les potentiels dysfonctionnements dans les processus de l’entreprise peuvent être améliorés efficacement

4 . La synchronisation et la prise de décision des collaborateurs est plus rapide

5 . Les salariés se concentrent uniquement sur les tâches qui ont une valeur ajoutée : plus de temps pour préparer sa réunion, valorisation du travail effectué

 

Comment ça fonctionne ?

 

Le principe de base est de vous éviter les nombreux échanges d’e-mails et d’appels téléphoniques pour trouver un créneau qui convient à tous vos invités.

Vous pouvez trouver de nombreux outils qui vous permettent soit de donner des créneaux et de laisser vos invités voter, soit de partager vos disponibilités qui sont disponibles directement dans votre agenda.

Chez MyGladys nous souhaitons vous simplifier la tâche au maximum. Notre outil vous permet de faire automatiquement matcher vos disponibilités avec celles de tous vos invités. MyGladys prend également en compte vos préférences (matin, heure du déjeuner, lieu, etc.) pour vous proposer en quelques secondes le créneau idéal pour votre rendez-vous. Elle envoi automatiquement les invitations à tous les participants, vous n’avez plus qu’à confirmer le rendez-vous.

Le créneau est automatiquement réservé dans votre agenda et ceux de vos invités ce qui permet de ne pas avoir de doublons dans son agenda.

 

En outre, l’automatisation permet de réduire le temps consacré à la planification de rendez-vous. Cependant, cette automatisation doit être programmée et réglée par vos soins au préalable pour un meilleur fonctionnement.

Mieux vous configurez au départ moins vous aurez de temps à y consacrer par la suite. Les plateformes qui vous permettent d’automatiser la prise de rendez-vous sont donc des outils.

 

Perd-t-on en qualité d’exécution ?

 

Et bien tout dépend de votre outil et de votre utilisation de celui-ci. Comme indiqué précédemment plus votre outil sera configuré selon votre utilisation et vos préférences, mieux celui-ci fonctionnera.

Par exemple, avec MyGladys, vous pouvez configurer vos préférences pour votre rendez-vous (créneaux : matin, midi, soir, etc. ; l’intervalle entre les rendez-vous, etc.). Vous pouvez également renseigner vos prochaines indisponibilités et les rendre récurrente (par exemple mercredi de 9h à 10h pour votre cours de peinture), et ainsi ces créneaux horaires seront indisponibles pour vos contacts. Le petit plus est d’également configurer votre profil en ajoutant votre poste, l’entreprise dans laquelle vous travaillez, ainsi que l’adresse postale, ce qui permettra à la plateforme de vous proposer des rendez-vous directement sur votre lieu de travail et vous évitera de remplir à chaque fois le lieu si celui-ci ne change pas.

Sans tous ces réglages, la plateforme vous proposera des créneaux horaires avec les informations dont elle dispose, mais cela vous demandera parfois de vérifier que le créneau vous correspond bien.

 

La prise en mains de ses outils est souvent très simple et peut vous simplifier l’organisation quotidienne de votre planning. Chez MyGladys, vous pouvez contacter un accompagnateur dédié lors de votre période d’essai pour utiliser au mieux toutes les fonctionnalités de la plateforme.

 

Alors n’attendez plus, automatisez vos prises de rendez-vous et restez concentré sur l’essentiel !

 

Sources :
– Bélorgey, P. (2017). La boite à outils de la gestion du temps. Repéré à  http://www.ecommercemag.fr/Thematique/methodologie-1247/ficheoutil/5-astuces-gain-de-temps-en-bureautique-324977.htm#4d9CUTcyfIXvSvOq.97
– Documents et études internes MyGladys

Une nouvelle identité graphique pour MyGladys

Parce que la seconde version de MyGladys vient de pointer le bout de son nez, et parce que c’est la nouvelle année on a eu envie de partager avec vous notre nouvelle identité. Nos idées se sont entremêlées afin d’être rythmé par une seule et même pensée : la saisonnalité.

 

 

 

 

 

 

 

 

Pourquoi ?
Se fondre dans l’environnement d’une entreprise et faire partie du quotidien de nombreux salariés, ce sont nos objectifs. Aujourd’hui, une startup doit se construire une image de marque reconnaissable et en accord avec ses valeurs. Evoluant sur un marché en perpétuel mouvement, MyGladys articule son identité graphique autour des deux temps forts de l’année, les saisons chaudes et froides.

Ayant pour vocation de s’ancrer dans les habitudes professionnelles de ses clients, MyGladys illustre sa prise de parole par une tendance, agile et dans l’air du temps, le salarié doit être transporté dans une ambiance. Casser la routine et nous fondre dans l’environnement de l’entreprise ce sont nos principaux objectifs.

Toute l’année nous vous accompagnons afin de faciliter vos prises de rendez-vous.

#MakeGoodThings

Et vous, quelles sont vos résolutions pour 2019 ?

Nous espérons que vous avez passé de bonnes fêtes de fin d’année.

L’année 2019 commence et avec elle de nombreuses choses à programmer : Le prochain déjeuner avec M. Martin, le pot d’arrivée de Géraldine au service informatique, la réunion pour le lancement de votre application mis février, etc, tout se bouscule dans votre agenda.

Image article Bonnes résolutions 2019 : bien gérer son agenda

Et si vous preniez enfin la résolution de tenir votre agenda à jour ?

MyGladys vous donne quelques astuces pour bien commencer l’année :

  1.  Bien noter chaque rendez-vous : le lieu, le nom et prénom des participants et un moyen de les contacter : numéro de téléphone ou adresse mail
  2.  Renseignez dès maintenant dans votre agenda tous les anniversaires à ne pas oublier
  3.  Prévoir des rappels
  4.  Synchroniser votre agenda personnel et votre agenda professionnel pour toujours avoir une vision précise de vos disponibilités
  5.  Gardez-vous des plages horaires de répit (le mercredi de 16h à 17h pour aller à la piscine)

 

Chez MyGladys chacun à pris ses résolutions :

Lucas :

“Continuer de manger trop gras, trop sucré, trop salé, comme ça je suis sûre de les tenir”

Etienne M. :

“Essayer de faire du sport” (On croit tous en toi Etienne 💪)

Lounes :

“Passer mon permis de conduire”

Etienne G. :

“Sortir au moins une fois par semaine avec toute l’équipe !” (A intégrer dans nos agendas ✍)

Lucie :

“M’entraîner assez pour courir un marathon”

Jérémy :

« Dormir plus et mieux quand je suis chez moi, pour revenir encore plus efficace au boulot »

Anthony :

“Profitez de mon temps libre pour faire les choses que j’aime” 

Anne Sophie : 

« Me mettre au yoga »

Virgile :

“Prendre un statut auteur photographe”

Lauranne :

“Consommer plus responsable et manger mieux pour une meilleure hygiène de vie”

 

Toute l’équipe commence l’année plus motivée que jamais pour vous accompagner dans votre quotidien au bureau en vous facilitant la prise de rendez-vous.

#MakeGoodThings

N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec notre équipe pour discuter de vos besoins, en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Bouton prendre rendez-vous

Bonne année 2019 !

 

Planifier vos rendez-vous n’a jamais été aussi rapide

Image présentation mygladys

Vous avez l’impression de passer des heures chaque jour, à gérer votre boîte mail professionnelle ? Et bien c’est le cas, chaque jour un salarié passe en moyenne 2h à gérer sa boîte mail professionnelle.

 

Planifier un rendez-vous est un long processus d’échanges de mails et de coups de téléphone entre vos interlocuteurs, votre secrétaire et vous-même. Et organiser ce rendez-vous devient alors plus complexe que de se rendre à ce fameux rendez-vous.

C’est en s’appuyant sur ce besoin émergeant que nous avons créé MyGladys, un algorithme intelligent qui fait « matcher » les agendas des professionnels afin de trouver le moment idéal pour leur rendez-vous.

Grâce à MyGladys, vous n’avez plus à connaître vos indisponibilités par cœur, plus besoin d’avoir votre agenda en permanence sous la main, fini les dates de rendez-vous reportées car vous aviez oubliés que vous aviez déjà quelque chose à ce moment-là.

Grâce à MyGladys augmentez votre efficacité au travail !

 

MyGladys c’est…

1  – Des rendez-vous « one to one » et des rendez-vous de groupe

2  – 10X plus rapide que les méthodes traditionnelles

3 – 100% sécurisé : vous seul avez accès aux détails de vos indisponibilités

 

– MyGladys va vous faire gagner un temps considérable !

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, MyGladys s’adapte à vos habitudes et à vos besoins.

Alors restez concentrés sur l’essentiel !

De plus, pour une utilisation encore plus efficace, MyGladys prend en compte différents critères qui vous permettent de ne plus vous soucier des contraintes que vous pouvez connaître lors de vos prises de rendez-vous : le temps de trajet, les fuseaux horaires, les préférences utilisateurs

 

Vous souhaitez planifier un rendez-vous one to one ?

Il s’agit d’un rendez-vous entre deux personnes. Cela peut-être avec un collègue ou bien un collaborateur.

Pour planifier ce rendez-vous, il vous suffit de vous rendre sur la plateforme MyGladys ou sur le plugin, et de planifier un rdv avec la personne de votre choix. MyGladys s’occupe de trouver le créneau horaire qui vous convient à tous les deux sans aucun effort de votre part. Votre invité pourra accepter ou décliner, et vous n’aurez plus qu’à confirmer le rdv. Rien de plus simple !

 

Vous souhaitez planifier un rendez-vous de groupe ?

C’est un rendez-vous entre 3 personnes ou plus. Le rendez-vous de groupe peut être organisé avec un nombre illimité d’invités.

Pour planifier ce rendez-vous il vous suffit de vous rendre sur la plateforme MyGladys ou le plugin et de planifier le rdv avec les personnes de votre choix. Vous avez également la possibilité de choisir les invités qui seront indispensables à votre rendez-vous. Grâce à cela, si aucun créneau ne correspond à l’ensemble des invités, les disponibilités des invités indispensables seront priorisées.

MyGladys synchronise les disponibilités de tous les invités pour trouver le créneau idéal, et en seulement quelques instants. Simple et efficace !

 

Et si mon invité n’a pas MyGladys ?

Nous avons la solution ! MyGladys permet de planifier des rendez-vous externes.

Un rendez-vous externe est un rendez-vous avec une personne qui ne possède pas MyGladys. Pourtant vous pouvez quand même utiliser MyGladys pour planifier un rdv avec cette personne. Dans ce cas là MyGladys demandera à votre invité de lui communiquer ses disponibilités (en partageant son agenda ou manuellement), pour trouver le meilleur créneau.

 

– Des rendez-vous en toute confidentialité :

Dès que votre rendez-vous est terminé, ces données sont effacées de notre base de données. MyGladys n’a pas accès aux détails de votre agenda, mais détecte uniquement les plages horaires disponibles pour planifier un rendez-vous.

 

– Quelles sont nos offres ?

Nous proposons deux offres, une gratuite qui propose l’organisation de prise de rendez-vous en illimité, et une offre Premium proposant de nombreux avantages en plus de la prise de rendez-vous comme : la gestion des indisponibilités, qu’elles soient temporaires ou permanentes, la possibilité de créer une signature personnalisée et l’accès à un plugin Chrome.

Consultez nos tarifs pour découvrir tous les détails sur nos offres.

MyGladys possède des fonctionnalités ciblées sur la prise de rendez-vous à destination des petites et grandes entreprises, pour des rendez-vous organisés en one to one ou en groupe, et en interne comme en externe.

 

– Des questions ?

Pour en savoir plus sur MyGladys, vous pouvez contacter notre équipe d’experts à l’adresse suivante : contact@mygladys.fr

 

Comment améliorer l’efficacité du travail en équipe ?

Image article Comment améliorer l’efficacité du travail en équipe ?

Le travail en équipe peut s’avérer compliqué pour certains groupes de personnes. Travailler en équipe demande de la patience et de la rigueur. 

Nous vous proposons 5 points à travailler pour que votre équipe soit efficace :

 

1. Nommer un leader

Dans certains cas le leader est déjà nommé, lorsque, par exemple une équipe projet est gérée par un manager. Si ce n’est pas le cas, il est important de désigner une personne qui sera le leader du groupe.

Celui-ci aura pour tâche, de coordonner les membres de l’équipe et de faire avancer le groupe lorsqu’il y a un blocage. Le leader ne doit cependant pas s’octroyer tous les droits et émettre des décisions seul sans prendre en compte l’avis de chacun. Mais il doit pouvoir réguler les avis afin de faire ressortir la meilleure décision.

Le leader doit également faire confiance à l’ensemble des membres du groupe pour que chacun puisse travailler en autonomie sans avoir l’impression d’être sous l’autorité de ce leader. Celui-ci doit pouvoir fédérer l’équipe et ainsi motiver son engagement.

 

2. Définir des objectifs précis

Les objectifs à atteindre doivent être précis et réalisables. Pour que chacun puisse les consulter et bien les comprendre, le mieux est tout simplement de les écrire et de les rendre accessible par tous, soit digitalement sur une plateforme de partage soit sur papier et afficher dans l’espace de travail.

Mais il faut bien distinguer les objectifs de l’équipe et les objectifs de chacun des collaborateurs. Car chaque membre de l’équipe doit également avoir des objectifs correspondant à la tâche qui lui est confiée. Cela permet de mieux comprendre l’utilité de sa tâche et son rôle dans le groupe projet.

3. Organiser les tâches de façon claire

Il est important de définir clairement qui fait parti de l’équipe, pour quelles raisons, mais aussi quel est le rôle de chacun au sein de l’équipe. Cela permet d’être plus efficace dans sa tâche.

Une bonne organisation des tâches de chacun permet de ne pas avoir deux personnes qui réalisent le même travail en doublons, mais que chaque membre soit complémentaire.

 

4. Permettre une bonne communication

Bien sûr, pour une bonne organisation, il faut une bonne communication.

Il est important notamment de prévoir des points réguliers. Ceux-ci peuvent être quotidien ou hebdomadaire suivant le type de projet et l’avancement de celui-ci. Lorsque la taille de l’équipe est importante, il est préférable d’espacer les points. Car ces réunions risquent d’être longue et de faire perdre du temps à chacun des collaborateurs. Privilégiez les points par pôle, par exemple les personnes travaillant sur l’application mobile du projet, se regroupent quotidiennement pour faire le point sur les avancements et les potentiels blocages.

Une bonne communication dans une équipe c’est également être capable de prendre en considération les idées et les avis de chacun pour faire fructifier le projet. Il faut savoir écouter les autres et accepter les avis et les méthodes différentes des siennes, pour pouvoir avancer ensemble. Cela permet d’être plus constructif et par conséquent d’enrichir le projet.

 

5. Créer une cohésion

Il est important de créer un esprit d’équipe afin que chaque collaborateur avance vers le même objectif sans entraver le travail de l’autre. Cela nécessite de développer du respect et de la confiance entre les membres de l’équipe.

Pour cela il n’est pas nécessaire que les collaborateurs soient “les meilleures amis du monde”, mais simplement qu’ils puissent se connaître suffisamment pour oser échanger avec tous les membres du groupe et donner leurs avis sans gêne pour permettre une bonne communication. Organiser de petits moments de pause afin que les membres de l’équipe puissent se retrouver et discuter, comme par exemple autour d’une pizza au déjeuner ou dans une salle de repos pour prendre le café.

 

Chez MyGladys ?

Tous les membres se réservent le plus souvent possible un créneau dans leur agenda le midi, pour jouer à un jeu de société.

 

Sources :
– Guévin, M. (n.a.). Comment bien travailler en équipe et améliorer Radicalement vos résultats?. Repéré à https://www.nutcache.com/fr/blog/6-elements-essentiels-au-travail-dequipe/
– Valdellon, L. (2017). Pourquoi votre travail en équipe est inefficace… et comment l’améliorer ?. Repéré à https://www.wrike.com/fr/blog/pourquoi-votre-travail-en-equipe-est-inefficace-et-comment-lameliorer/
– Galiana, D. (2017). 4 façons d’améliorer le travail en équipe. Repéré à https://www.planzone.fr/blog/ameliorer-travail-equipe
– Pringuay, V. (2014). 7 conseils pour améliorer la collaboration au sein de votre équipe. Repéré à https://www.presse-citron.net/7-conseils-pour-ameliorer-la-collaboration-au-sein-de-votre-equipe/